1.5.5.6.1. ciselniky

- Skupina: klíč a jediný povinný údaj.
- Procento opravné položky: hodnota se využije při generování opravných položek.
- Splatnost faktur od, do: meze intervalu data splatnosti, pro který se bude skupina využívat. Údaj se využívá ve výpisech pro finanční úřady, součástí výpisu opravných položek podle skupin je i informace o intervalu dat splatnosti faktur zařazených do skupiny. Pomáhá snadnější orientaci uživatele. Program nekontroluje, soulad mezi skupinou na kartě faktury a datem splatnosti faktury
- Platnost Od, Do: určuje interval roků, pro které skupina platí. Není-li skupina na kartě faktury v aktuálním účetním roce platná, nebude program k této kartě generovat řádek opravné položky, i kdyby karta splňovala všechna ostatní kritéria.
- Poznámka 1: textový popis skupiny používaný v programátorských prohlížečích.
- Poznámka 2: textový řetězec pro poznámku.
- Název: text názvu skupiny.

Představují evidenční listy ke každé nedobytné pohledávce, pro kterou uživatel hodlá evidovat opravné položky vytvářené v jednotlivých letech a případné další náležitosti.
Zadávají se obvykle importem ze saldokonta, možné je i ruční zadání (zejména pro počáteční stavy).

Import ze saldokonta
V prohlížeči karet faktur je v liště nástrojů umístěno tlačítko Přidej fa. do Karet faktur. Jeho stlačení otevře prohlížeč saldokonta, omezený pouze na odběratelské faktury. Z něj uživatel vybírá fakturu pro import. Pokud zvolí fakturu s číslem, ke kterému již karta faktury existuje, otevře se dialog, ve kterém uživatel musí rozhodnout, zda se má existující karta přepsat novými daty nebo zda se má přidat další karta odlišená pořadím (program pak automaticky zvýší dosud nejvyšší pořadí o 1). Maximální počet karet faktur odlišených pořadím je 100 (t.j. pořadí 0 až 99). Je-li vybrána faktura s číslem, ke kterému dosud karta neexistuje, je pořadí automaticky "0".
Pro editaci karty faktury z importu se otevře dialog částečně naplněný údaji ze zvolené faktury:

Údaje, které nelze měnit:
- Číslo faktury,
- pořadí.

Přednaplněné údaje, které lze měnit:
- Datum splatnosti,
- Aktivita,
- Ev.kód adresy,
- Adresa,
- Celkem částka - aktuální neuhrazený zůstatek faktury v okamžiku importu (nikoliv například původní hodnota pohledávky při vystavení, protože pro tvorbu OP je podstatná neuhrazená část pohledávky).

Ručně zadávaná pole, která jsou rozhodující pro tvorbu opravných položek:
- Skupina: výběr z číselníku skupin. Je třeba zařadit fakturu podle data splatnosti, jejího případného soudního projednávání a také podle toho, zda dlužník je nebo není v konkurzu nebo v likvidaci.
- Typy tvorby: přednastaveno tvorba OP, další možnosti jsou netvořit OP / úhrada / konkurz / není soud / soud / konkurz zrušen / rozhodnutí soudu. Každoročně před spuštěním generování opravných položek je nutné u karet zkontrolovat, zda tento údaj odpovídá skutečnosti (v průběhu roku mohl dlužník skončit v konkurzu, mohlo dojít k rozhodnutí soudu, k částečné úhradě a pod.)
Pokud vybereme typ tvorby úhrada, otevře se dalších pět dvojic polí pro zadání dat a částek úhrad (v aktuálním hospodářském roce). Případné úhrady v minulých letech jsou již promítnuty do částky v poli Celkem, která se aktualizuje vždy při přechodu z roku na rok. Pokud v průběhu roku přijde úhrada k faktuře, ke které se dosud netvořily OP, je lépe snížit o tuto úhradu částku Celkem na kartě faktury. Jestliže se OP v minulých letech k faktuře tvořily, je třeba úhrady zadat zde popsaným způsobem, aby je program správně zahrnul do výpočtu při generování OP.
Navíc se otevře pole:
- Další typy: s možnostmi tvorba OP / není soud / soud.
Jednotlivé Typy tvorby ovlivňují generování opravných položek ve zvoleném roce takto:
- tvorba OP : vytvoří se opravná položka k faktuře podle skupiny zapsané v kartě.
- netvořit OP: opravná položka se k faktuře netvoří.
- úhrada: je-li uhrazeno v plné výši, generuje se řádek, kterým se stornuje celá částka opravných položek vytvořených v minulých letech. Při částečné úhradě se stornuje poměrná část opravných položek vytvořených v minulosti a zároveň se (v závislosti na hodnotě údaje Další typy) generuje opravná položka za zvolené období z dosud neuhrazené části faktury.
- konkurz: stornuje se opravná položka od počátku tvorby.
- není soud: tvoří se opravná položka podle skupiny zapsané v kartě, ale nejvýše tak, aby nebyla překročena maximální výše celkové opravné položky, jak ji určuje číselník Procento.
- soud: ve zvoleném roce je vypočtena opravná položky podle skupiny.
- konkurz zrušen: pouze evidenčně
- rozhodnutí soudu: stejně jako u konkurzu se stornuje opravná položka od počátku tvorby.

Automaticky doplněné hodnoty:
- Úhrady součet jako součet všech 5 polí úhrad.
- Zůstatek = Celkem - Úhrady součet - Opravná položka celkem - Opravná položka pro rok
- Rok: Tento údaj je "skrytou" částí klíče karty faktury. Při vytvoření karty importem nebo ručně se nastaví na aktuální účetní rok. Při přechodu na nový rok se vytváří nová karta, která přebírá (ročními změnami aktualizované) údaje původní karty a Rok je naplněn podle roku, do něhož přecházíme. Podrobněji v kapitole 1.7.5.6.4.

Ruční vkládání karet faktur

Editační dialog je obdobný jako při importu, není však přednaplněn údaji ze saldokonta. Uživatel vkládá:
Povinná pole:
- Číslo faktury
- Pořadí: po zadání těchto dvou polí probíhá kontrola na již existující karty faktur obdobně jako u zadání importem ze saldokonta.
- Skupina

Další pole jsou nepovinná:
- Datum splatnosti
- Ev.kód adresy
- Adresa: dvě textová pole. Po vyplnění evid.kódu adresy nebo vyběru z adresáře se do prvního z nich naplní Název adresy z adresáře. Dále už jsou tato pole na klíči adresy nezávislá.
- Typy tvorby případně pole pro zadání částečných úhrad a Další typy
- Celkem částka: neuhrazená část pohledávky k datu zápisu karty (podle okolností snížená o úhrady, které přišly mezi okamžikem zápisu karty a okamžikem, kdy se spustilo generování OP).

Prohlížení a editace existujících Karet faktur:
Prohlížet existující karty faktur (bez editace) je možné kdykoliv. Jakmile však byly v roce generovány OP, je nutné před editováním existující karty faktury i před přidáváním nové karty faktury provést výmaz generovaných dokladů opravných položek v daném roce.
Pro přesnost je třeba dodat, že pokud by existovaly generované doklady i v dalších letech, bylo by nutné provést výmaz i ve všech následujících letech. To by však pravděpodobně znamenalo, že se snažíme provést zásah v roce, který je již uzavřený z hlediska účetního i daňového, proto je takový postup výjimečný a je nutné konzultovat jej s účetními.

Před spuštěním generování opravných položek na konci roku je třeba zkontrolovat tabulku Karet faktur, zejména údaj Způsob tvorby a zadat případné úhrady v roce u faktur, ke kterým se již OP generovaly nebo ručně zadávaly. Pokud je karta nově vložená a dosud u ní nejsou žádné OP, lze v případě úhrady pouze snížit hodnotu Celkem na kartě.
V záhlaví prohlížeče Karet faktur je pole pro výběr roku. Výběr nabízí pouze na ty roky, ve kterých existují nějaké karty faktur a možnost Vše. Při vstupu do prohlížeče se zde automaticky nastaví aktuální rok.