Agenda Mzdy umožňuje vedení personální evidence a zpracování mezd včetně všech
vnitropodnikových i externích výstupů. Využití agendy lze rozšířit i na evidenci pohybu pracovníků
a jejich činnosti v podniku i mimo něj, s případnou návazností na fakturaci.
2. Specifické číselníky agendy
Základní
Pracovníci a k němu přidružený číselník Skupiny pracovníků
Umožňuje zaznamenat o pracovníkovi:
- základní osobní údaje,
- informace o rodinných příslušnících: důležité zejména pokud mají vliv na danění mzdy
pracovníka,
- veškeré údaje o vzdělání a praxi, absolvovaných školeních a kurzech včetně data ukončení
dalšího školení,
- údaje o všech pracovních poměrech v organizaci včetně rozložení pracovní doby a nastavení
mzdových matric, t.j. vzorových pracovních výkazů pro snadnější pořizování mzdových dokladů,
- záznamy o přidělených pracovních oděvů a pomůcek a vydaných tankovacích, platebních nebo
jiných kartách,
- srážky ze mzdy,
- formou jednoho nebo více časových intervalů celoroční vývoj odpočitatelných položek ze
základu daně na pracovníka, zejména podepsání daňového prohlášení, invaliditu a uplatněné
úroky.
Pomocné
Druhy mezd: slouží ke specifikaci jednotlivých složek mzdy i srážek při pořizování
mzdových
dokladů. Druhy mezd jsou rozděleny do několika typů a podtypů, určují způsob výpočtu, zahrnutí
do základu pro daň z příjmu i pro sociální a zdravotní pojištění, zaúčtování.
Roční položky mezd: záznamy číselníku obsahují pro jednotlivé roky informace o stanovené
minimální mzdě, procentech pro výpočet sociálního i zdravotního pojištění za pracovníka i
podnik, zákonem stanovené odpočitatelné položky. Pro každý rok obsahují i tabulku pro výpočet
daně.
Mzdové znaky, Fakturační znaky: číselníky je určeny pro usnadnění pořizování mzdových
dokladů tam, kde jsou mzdy směrovány na složitější organizační strukturu a kde mzdové doklady
zároveň slouží jako podklad pro fakturaci.
Plánovací kalendář: pomůcka pro správné výpočty fixních platů, nemocenských dávek, určení
nároků na příplatky a podobně.
Mzdový list: definuje náplň jednotlivých řádků mzdového listu, umožňuje úpravy mzdového listu
podle potřeb uživatele.
Bankovní spojení cizí (BSC): číselník slouží ke správnému vystavování příkazů k úhradě z
agendy mezd.
Číselník účelů služebních cest: pro evidenci pohybu pracovníků.
3. Doklady agendy a evidované skutečnosti
Mzdové doklady
Agenda pracuje se dvěma typy mzdových dokladů: běžnými a hromadnými. Běžný doklad umožňuje:
- vést evidenci docházky,
- vytvořit na základě docházky řádky hrubé mzdy,
- vytvořit na základě srážek zapsaných v záznamu pracovníka řádky srážek,
- opravovat takto vytvořené řádky a zapisovat jednotlivé složky hrubé mzdy i srážek ručně,
- kdykoliv v průběhu práce zobrazit rekapitulaci dokladu včetně vypočtených srážek na sociální a
zdravotní pojištění, daně a částky k výplatě,
- zapsat k dokladu libovolnou poznámku. Hromadný doklad slouží k pořízení jednoho druhu mzdy pro více pracovníků, například při
vyplácení čtvrtletních prémií, zpracování ročního vyúčtování daně, srážkách za odebrané
naturálie.
Hromadné doklady se po pořízení "rozpustí" - k běžným dokladům jednotlivých pracovníků se
přihrají odpovídající řádky z hromadných dokladů. Konečné výstupy z mezd se pak tisknou až po
rozpuštění hromadných dokladů.
Pohyb a úkoly pracovníků
Doklady pohybu pracovníků zaznamenávají aktuální informace
o pobytu pracovníků na
pracovišti i mimo ně, umožňují vést přesnou evidenci:
- aktuálního stavu pracovníků na pracovišti,
- krátkodobé nepřítomnosti (lékař, přestávka),
- pohybu pracovníků na služebních cestách,
- plnění uložených úkolů.
Usnadní i vytváření pracovních výkazů jako podkladů pro fakturaci a mzdy.
Úkoly pracovníků jsou doklady, které zaznamenávají:
- pracovníka pověřeného úkolem a zadavatele úkolu,
- slovní popis úkolu,
- datum zadání, období po které úkol trvá,
- vyjádření úkolovaného pracovníka,
- směrování nákladů na stupně OS,
- stav plnění úkolu a údaje o převzetí, hodnocení, a další poznámky,
Při zápisu se v hlavičce dokladu zapíše (bez možnosti opravy) datum a čas vytvoření dokladu.
4. Běžně užívané postupy práce
Závisí na tom, které části agendy a do jaké míry se budou využívat. Při náběhu agendy
- úpravy v nastavení agendy,
- nastavení číselných řad dokladů,
- počáteční naplnění číselníku pracovníků,
- naplnění číselníku bankovních spojení cizích,
- kontrola a úpravy druhů mezd, roční daňové tabulky, plánovacího kalednáře,
- naplnění dalších číselníků podle předpokládaného stupně využívání. V průběhu účetního měsíce
- aktualizace údajů o pracovnících podle potřeb personální i mzdové evidence,
- zaznamenávání pohybu pracovníků a úkolů pracovníků (pokud se tyto části využívají),
- vkládání mzdových dokladů (docházky, mzdových řádků) Při uzávěrce měsíce
- kontrola docházky,
- pořízení mzdových dokladů,
- pořízení hromadných dokladů a jejich rozpuštění,
- kontrola vytvořených dokladů - rekapitulace
- tisky výstupů z mezd pro pracovníky, pokladnu, mzdovou i finanční účtárnu, státní instituce,
příkazy k úhradě, zaúčtování mezd.
5. Výstupy z agendy
- Kontrolní: Pro kontrolu pořízených dat slouží vhodbně definované prohlížeče Deníku mzdových
dokladů a Přehledy - prohlížeče registrů. Obsahy prohlížečů lze bez složitých úprav tisknout.
- Standardní mzdové sestavy: zejména výplatnice, mincovky, sestavy nemocenských dávek,
vypočtených průměrů.
- Příkazy k úhradě
- Mzdové listy
6. Návaznosti v jiných agendách
Agenda Mzdy může přebírat data z agendy Doprava:
- mzdové doklady řidičů,
- podklady pro cestovní náhrady.
Dodává údaje agendě Účetnictví:
- zaúčtování mezd,
- fakturace na základě dokladů pohybu pracovníků,
- zaúčtování vytvořených faktur.
7. Přehled modulů a jejich funkcí
Mzdová evidence: pořízení mezd, základní výstupy. Pohyb pracovníků: přesná evidence pohybu pracovníků na pracovišti i mimo ně, podklady pro
docházku a mzdové výkazy, pro fakturaci. Přechod na nový rok: zajistí přechod mzdové agendy na nový rok Číselníky: údržba číselníku Pracovníci i pomocných mzdových číselníků Servis: údržba registru - řádků mzdových listů.