Následující schéma naznačuje vazbu mezi:
- Podklady pro vytváření evidence opravných položek: saldokonto v účetnictví firmy (pohledávky
lze přebírat automatizovaně), případně jiná evidence "ohrožených" pohledávek.
- Číselníky: Skupiny a Procento jako pomocné číselníky pro výpočty a tisky, Karty faktur jako
základ této evidence,
- Doklady: generované nebo ručně zadané, které dokumentují roční změny opravných položek.
Klíč číselníku Karet faktur je tvořen trojicí údajů: číslo faktury+pořadí+rok. Tento klíč je vždy
obsažen v řádku dokladu, který zaznamenává změnu opravné položky (generovanou nebo ručně
zadanou) k faktuře. To umožňuje, aby se v dvojprohlížeči v bloku Změny faktur za období
zobrazovaly v dolním prohlížeči všechny řádky, které se "týkají" faktury jejíž karta je zobrazena v
aktivním řádku horního prohlížeče.
Příklad
Firma má pohledávku 15000,- Kč splatnou 30.11.1999,
K 31.12.2000 ji zařadí do evidence s typem Tvorba OP nebo Není soud a nastaví skupinu
například tak, aby byla vytvořena OP 33%, t.j. 4950,- Kč.
30.6.2001 proběhne částečná úhrada ve výši 7000,- Kč, neuhrazený zůstatek pak činí 8000,- Kč.
K 31.12.2001 proto obsluha nastaví typ Úhrada, zadá datum a výši částečné úhrady a další typ Není soud, skupina zůstane stejná. Proběhne výpočet OP a OP k úhradě: OP v řádku A je 0,
protože pro "nesouzenou" pohledávku již bylo dosaženo "stropu" 33%, přesněji řečeno jsme "nad
ním". Proto se vypočte opravná položka k úhradě jako:
(-1) * 7000 * ( 0 + 8000 ) / 15000 = -2310. Celková opravná položka k faktuře bude na konci roku
2001 rovna 4950 - 2310 = 2640, což je 33% ze zůstatku 8000,- Kč.
V roce 2002 dá firma pohledávku k soudu. Proto k 31.12.2002 změní typ na soud a skupinu
nastaví tak, aby proběhl výpočet OP do 66%: vytvoří se OP ve výši dalších 2640,-Kč.
K 31.12.2003 pokud nedojde k rozhodnutí soudu, úhradě a pod. bude firma chtít dotvořit OP do
100%, musí proto nastavit skupinu příslušným způsobem. Vygeneruje se OP dalších 2720,-Kč.