1.5.7. Priklady zauctovani

Pokud má uživatel zájem o objektivní zhodnocení nákladů a výnosů na jednotlivé používané stupně organizační struktury ( střediska, zakázky...) je nutné zadávat tytoOSna všech dokladech, které náklady nebo výnosy vytvářejí.

Nestačí tedy zadat OS jen u faktur nebo účetních dokladů, ale musí se zadávat i v modulech:

mzdy ( mzdové doklady – např. kvůli budoucímu účtu 521, 524...)

majetek ( odpisy, vyřazení – např. kvůli budoucímu účtu 551)

sklady ( spotřeba, prodej, produkce – např. kvůli budoucímu účtu 501).

Z modulů se OS do účetnictví dostává spolu s účty přes spojovací soubory a v případě, že v modulu je OS zadána a v účetnictví se neprojevuje, je zapotřebí ověřit, zda je v těchto spojovacích souborech převod požadované OS správně nastaven.

Další příčinou , pro kterou se nemusí v „pevných sestavách“ zobrazovat OS, může být chybně nastavená instalace OS v nastavení SW.

OS používanou ( a z toho povinnou) v organizaci je třeba zatrhnout přes tlačítko „Správa – Nastavení“ ( viz obr. ), zde se vstoupí opravou do řádku s názvem firmy a na záložce „1. informace“ se zatrhnou požadované stupně OS.

Systém vychází z podvojnosti účetních zápisů. Každý účetní případ je zapisován formou MdxDal.

V SW Horry je toto zaznamenáváno pomocí řídícího účtu a vedlejšího účtu na jednom řádku účetního dokladu.

Zobrazované strany MD Dal se vztahují k zápisu na účet řídící , opačný zápis ( na účet vedlejší )

Náš systém umožňuje ke každému ze souvztažných účtů evidovat odděleně organizační strukturu,

na kterou mají být účtované koruny zapsány. Aby obsluha byla schopna rozlišit, ke kterému z účtů

organizační strukturu zadává, jsou názvy jednotlivých položek pro řídící účet bez dalšího označení

( např. Středisko) a pro vedlejší účet jsou doplněné číslicí 2 ( např. Středisko 2) .

Standartní nastavení vychází z konvence, že organizační struktura je uplatňována především pro nákladové a výnosové účty a tyto jsou v našich dokladech standartně zadávány jako vedlejší.

Ve výchozích prohlížečích řádků účetních dokladů je při pořizování standartně dostupná OS2.

Poněkud jinak je třeba zacházet se zobrazováním OS v prohlížečích používaných v Deníku ( vpravo od volby „Účetní doklady“) .

Pro pochopení je třeba vědět, že podvojný zápis z editace účetního dokladu je v počítači fyzicky

rozložen na dva záznamy : zápis na řídící účet se nazývá typ řádku A

Při uložení do počítače se ke každému z nich zapíše jeho vlastní organizační struktura do samostatných kolonek, a důležité je vědět, že tyto už nejsou číselně rozlišené.

VS PS Říd. úč. Střed. MD DAL Vedl. úč. Střed.2 VS2 PS2

Z uvedeného vyplývá, že důležité je k jakému řídícímu účtu se vypisuji OS.

Pokud vypisuje OS k řádku B a v něm použitý účet by byl v prohlížeči jako vedlejší,

tak se OS neukáže. Pokud používá OS z přímo dostupných složek , zde jsou uložené OS k účtu řídícímu.

a) došlá faktura v účetním měsíci 10, nezahrnuje se do přiznání DPH,pouze pro evidenci v saldokontu

doklad pořízen přes záložku „ Dodavatelská faktura“

v řádcích dokladu řídící účet 321xxx , vedlejší účet 395xxx Kč 100,-- bez kódu DPH

b) v účetním měsíci 11 zaúčtování přes všeobecný doklad do přiznání DPH

doklad pořízen přes záložku „Všeobecný doklad“

v řádcích dokladu 1. řádek řídící účet 395xxx vedlejší účet 5xx xxx kód DPH 1

částka mínusem 2. řádek řídící účet 395xxx vedlejší účet 395 xxx bez kódu DPH

- zaúčtování zálohové faktury se zaúčtováním předpisu zálohy na podrozvahový účet

účtováno na podrozvahový účet (saldokontní) 7xx xxx

pro správné zaúčtování úhrady na podrozvahu je nutné nastavit souvztažnost v číselníku Souvztažnosti.

v hlavičce dokladu je zatrhnuto "Zadání DPH jedním řádkem"

4. Zaúčtování zálohové přijaté faktury bez předpisu zálohy na podrozvahový účet

účtováno VS,PS = 11 řídící účet 221010/314001 vedlejší účet

Tímto zaúčtováním se doklad dostane do přiznání k DPH a základ bez DPH bude evidován jako zůstatek na účtě 314011.

Tímto zaúčtováním částka základu DPH se zaúčtuje do nákladů na příslušný nákladový účet a dalším řádkem odečteme zálohu z účtu 314xxx.

5. Příklad pro účtování pořízení zboží od plátce DIČ EU podle § 16

a) zaúčtování pořízení zboží - tuzemsko vstup ř. 220, 225

1.řádek dokladu řídící účet 321xxx vedlejší účet 111xxx kód DPH (61)- účet 343xxx

2.řádek dokladu řídící účet 321xxx vedlejší účet 343xxx bez kódu DPH (61) je zadána pouze částka DPH mínusem

b) zaúčtování pořízení zboží s rozdělením kódu DPH ( tzn. zvlášť doklad pro tuzemsko vstup a tuzemsko výstup)

kód DPH (61) se rozdělí na 2 kódy – 68 - typ : tuzemsko vstup

řídící účet 321xxx vedlejší účet 111xxx bez kódu DPH

řídící účet 379xxx vedlejší účet 395xxx kód DPH 68 ( účet 343xxx)

řídící účet 379xxx vedlejší účet 395xxx kód DPH 69 (vstup)

6. Postup při pořizování dokladů typu PL nebo BV se zaúčtováním přijaté zálohové platby na podrozvahový účet druhým řádkem v dokladech

Pro toto zaúčtování je nutné správně navést souvztažnost do číselníku v účetnictví - Souvztažnosti . A to tímto způsobem:

Účet řídící 772xxx (libovolný podrozvahový účet)

Účet vedlejší 324xxx (nebo 314xxx účet pro zálohy)

Vazba Záloha odběratelská - pro přijaté zálohy ( nebo Záloha

a) předpis zálohy - zaúčtováno na podrozvahový účet 772xxx ( účet je označen jako saldokontní)

v řádcích dokladu je postup pořízení takový, že nejdříve zapíšeme variabilní symbol zálohy, ze saldokonta se natáhnou ostatní údaje ( tj. párovací symbol, částka, vedlejší účet - 324xxx

a druhým řádkem se zapíše platba na podrozvahový účet ) viz obr.

Postupy při pořizování dokladů v cizí měně

1.Postup při editaci pořízeného bakovního dokladu v CM - pokud jsou v řádích různé kurzy

v hlavičce dokladu je nutno doplnit kurzovní lístek, kód CM, kurz - fiktivní např. "1"

v řádcích dokladu je nutno ručně doplnit údaje do sloupečků kód CM, kurzovní lístek,

Po uložení dokladu zapsané údaje v řádcích již zůstanou.

b) Pořízení nových dokladů BV v CM s různými kurzy v řádcích

v hlavičce dokladu je nutné vyplnit kurzovní lístek , kód CM, kurz CM

v řádcích dokladů může obsluha ručně přepisovat kurzy v jednotlivých řádcích

2. Postup při úpravě bankovních dokladů v CM pořízených před převodem na CM MD Dal

Pokud byly již před převodem dat na účtování CM MD Dal, pořízeny doklady s úhradou dokladů z PS s cizí měnou a kurzovými rozdíly ( např. bankovní doklady ) ,

je nutno v bankovních dokladech s cizí měnou zkontrolovat řádky se zaúčtováním kurzových rozdílů, jelikož v saldokontu se může jevit cizí měna v těchto dokladech jako nevyrovnaná.)

V bankovních dokladech v cizí měně, které byly pořízeny ve staré CM ( v případě, kdy se převod na CM MD Dal spustí v průběhu roku), je nutno po převodu databáze na nastavení účtování CM MD Dal opravit řádky se zaúčtováním kurzových rozdílů.

A to vymazat obsah sloupečků "kurz CM", "CM 2Dal" - po dotazu na přepočet CM

Do pořizovaných dokladů v cizí měně doporučujeme zadávat kurzový lístek (tento údaj se bude kopírovat do řádků dokladů s cizí měnou - je nutné pro správnou funkci "dorovnání kurzových rozdílů".

řádky bankovního dokladu před opravou - je vyplněna částka CM2 Dal, kurz CM

řádky dokladu po opravě - je nutno vymazat údaje ze sloupečků "kurz CM" a CM2Dal"

Při výmazu obsahu sloupečku CM 2Dal - se program dotáže, zda přepočíst na českou měnu - obsluha zadá tlačítko "NE".

3. Způsob zaúčtování CM pokud je kurz CM nižší než 2,5

Od verze 510 se přepočítává DPH v CM pro kurz, který je menší než 2,5.

Zaúčtování dokladu v CM, kurz je menší než 2,5, kód DPH je 61.

4. Načítání výpisů v CM pro Komerční banku

Od verze 605 je zprovozněno načítání výpisů v cizí měně pro všechny formáty Komerční banky.

a) V účetních dokladech na záložce "Výpis z banky " zvolíme záložku "CM"

b) Po kliknutí na tlačítko "Komerční banka CM" již vybíráme soubor pro načtení a dále

c) Dále si vybereme správný kurzovní lístek a kurz, kterým se bude výpis načítat.

d) Při nastavení v účetnictví CM MD Dal se do bankovního dokladu načte do hlavičky

kurzovní lístek, kód CM a kurz, do řádků dokladů se načte KL, kód CM, kurz a CM

Od verze 608 je program rozšířen o možnost zasílat bankovní příkazy v CM. V současnosti je možno takto zasílat příkazy pouze do komerční banky. Pro vlastní implementaci bylo použit přenosový formát KB BEST (formát KB ve verzi platné od 24.3.2006)

Pro zprovoznění odesílání příkazů bylo nutno přidat do struktury nové sloupce. Jak do hlavičky příkazů tak i do řádků. V hlavičce přibyl jen pomocný sloupec „Platný příkaz pro CM“ v řádcích jsou to pak sloupce seskupené ve složce cizí měna.

Pro úspěšné odesílání příkazu v cizí měně je třeba důsledně dodržet následující postup:

Příkaz se vytváří stejným postupem jako doposud. Jen je při vytváření nutné zatrhnout

V průběhu vytváření se naplní všecny nové sloupce jejichž význam je možné odvodit a to následujícím způsobem:

- SWIFT (plní ze z bankovního spojení z adresy – je vhodné si do adres pro které se bude hradit v CM SWIFT nastavit)

- Částka příkazu v CM (při vytvoření se plní stejnou hodnotou jako Částka v CM původní)

- Plátce adresa 3 (plní se Adresou 3 a PSČ z globálního nastavení aplikace)

- Příznak Expres/Urgent – plní se vždy jako Expres

Po ukončení vytváření se příkaz v CM uloží na stejné místo jako korunové příkazy

b)Vstoupit do příkazu a ručně doplnit povinné nevyplněné hodnoty.
Před vlastním odesláním musí uživatel do příkazu vstoupit!
Povinnost vstoupit do příkazu a upravit v něm nevyplněné hodnoty je vynucena a kontrolována aplikací. Bez úpravy příkazu jej není možno odeslat.
Tento postup je nutný kvůli naplnění hodnot, které se automaticky nepřenáší. Jsou to:

Plátce poplatků (je automaticky přednastavena na první možnost OUR) přepíním voleb se automaticky mění číslo účtu pro poplatky a to následovně:

Expresní platba (automaticky přednastaveno na volbu Expres. Další možností je Urgent)

Při uložení příkazu se provede kontrola vyplnění povinných údajů a jejich případná absence se zobrazí v popisu chybové zprávy. Pro umožnění odeslat příkaz musí být vyplněny následující údaje.

Po vyplnění povinných polí se nastaví v hlavičce příznak určující, že příkaz je platný pro CM a je možno jej odeslat.

Při odesílání příkazu již uživatel postupuje standardním způsobem jako u korunových příkazů. Před vlastním odesláním se provede kontrola, zda mezi odeslanými příkazy nejsou zahrnuty příkazy v korunách a zda jsou všechny označené příkazy platné( byly správně upraveny a uloženy ). Pokud kterákoliv z kontrol selže, je zastaveno odesílání. Kontroly se provedou až po stisknutí tlačítka

Při odeslání příkazů v CM byl dialog zobrazovaný před vlastním odesláním značně zjednodušen oproti dialogu užívaném v korunových příkazech.