1.4.3.2. Odberatelske objednavky

Pracujeme s nimi v několika krocích:
- Zápis došlé objednávky - objednání.
- Blokování zboží nebo materiálu pro odběratele - jednotlivě nebo hromadně.
- Příprava dodávky a zpracování, příprava rozvozu - vytvoření prodejky případně i faktury nebo podkladu pro sběrnou fakturaci.
- Informace o objednávkách - ve formě prohlížečů a sestav.

Při editaci dokladu odběratelské objednávky pracujeme s formulářem, který má několik záložek. Editace údajů a informace dostupné na záložkách Řádky, Ceny, Slevy/přirážky se v hlavních rysech shodují s běžnými doklady obchodu a skladů, jak je popisuje kapitola Doklady obchodu a skladů.

Záložka Hlavička obsahuje i pole pro zadání informací podstatných pro zápis a zpracování objednávky. Navíc je záložka Prodejka a odlišná jsou i některá tlačítka v rámu okna s formulářem pro editaci objednávky.

Záložka Hlavička
Většina údajů se zadává stejně jako ve formuláři Prodejky. Zadání polí rozvozové linky, řidiče a stroje má význam pouze pro předběžné plánování a příprava rozvozů. Uživatelům, kteří poskytují profesionální rozvozové služby, doporučujeme pracovat v navazujícím modulu Rozvozy.
Vysvětlení speciálních polí:
- Termín dodání: dvě pole pro datum mohou vymezovat časový interval OD - DO pro splnění dodávky. Stačí vyplňovat alespoň první datum.

- Matrice: obdobně jako u dodavatelských objednávek odkaz na číselník matric - pomůcka pro snadnější zápis opakujících se řádků položek.
- TO: odkaz na číselník typů obchodů, který umožňuje další rozčlenění prodejů

- Úhrada: forma úhrady vybraná ze seznamu se bude kopírovat do navazujícího dokladu prodejky (zálohové prodejky).

- Nabídka - výchozí stav každé objednávky, který se nijak nepotvrzuje. V hlavičce se údaj Stav objednávky=Nabídka.
- Objednáno: po zapnutí stavu v objednávce se pro daný sklad a skladovou položku MN ZJ realizované z řádku objednávky připočítává k objednanému množství ve stavových registrech.V infu nad řádkem se toto množství ukazuje v poli Objednáno odběratelsky. V hlavičce se údaj Stav objednávky=Objednáno.
- Blokováno:po zapnutí stavu v objednávce se pro daný sklad a skladovou položku MN ZJ realizované z řádku objednávky připočítává k blokovanému množství ve stavových registrech. V infu nad řádkem se toto množství ukazuje v poli Blokované množství.V hlavičce se údaj Stav objednávky=Blokováno-S.
- Připraveno: příznak, že je zboží připraveno k expedici. Není-li dosud zablokováno, program je po dotazu zablokuje. V hlavičce se údaj Stav objednávky=Blokováno-P.
- Naloženo: označení naložené objednávky. Není-li dosud zablokováno, program je po dotazu zablokuje. V hlavičce se údaj Stav objednávky=Blokováno-N.
- Zpracováno: po zapnutí program vytvoří prodejku, která by vykrývala objednávku. Pokud je některé položky na skladě nedostatek, ohlásí to a na obsluze je určit další postup - objednávku odložit na později nebo upravit množství realizace v řádcích dokladu tak, aby bylo možné objednávku automaticky zpracovat. Podaří-li se objednávku zpracovat,v hlavičce se údaj Stav objednávky=Zpracováno.
Podrobný popis práce s návaznými doklady prodejek - viz níže Práce s návaznými doklady prodejek.

- Storno: pokud se zatrhne tento stav, zruší zpracování, řádky z dokladu prodejky se ze směru pohybu výdej vrátí zpět do objednávky. Podrobný popis - viz níže Práce s návaznými doklady
- Tlačítko Test vykrytí: po stisknutí program zkontroluje, zda objednávku je nebo není možné vykrýt a oznámí výsledek. Řádky, které nelze vykrýt, jsou v prohlížeči vypsány a lze je vytisknout. V aplikaci lze provádět i hromadný test pro více objednávek najednou.
- Zpět DL, Zpět obaly: lze zaznamenat informaci o návratu potvrzeného DL, případně vratných obalů.
- V pořádku: stejný příznak, jako u běžných dokladů skladové evidence nebo dodavatelských objednávek. Pro vstup do dokladů s tímto příznakem zapnutým (spořádané doklady) lze nastavit přístupová práva. Mimo jiné má stav vliv i na barvu řádků v prohlížeči, kde je tento sloupec použit.

Tlačítka
V dolní části rámu okna odběratelské objednávky jsou volitelná nastavitelná tlačítka.
Záložka Prodejka
Obsahuje další informace, které jsou potřebné pro vystavení prodejky (faktury) nebo zálohové prodejky (zálohové faktury).

Pokud je třeba upravit některý jiný údaj, lze toto provést přes tlačítko Prodejka a ZF.

Zápis objednávky a tisky
Po uložení objednávky se nabízejí výstupní sestavy dle nastavení číselné řady objednávek, pokud je objednávka zpracována, nabízí se i výstupní sestavy dle nastavení číselné řady prodejky (případně i výstupní sestavy dle nastavení číselné řady faktur).

Blokování určitého množství některé skladové položky znamená jeho rezervování pro odběratele, který si je objednal. Nemá charakter absolutního zákazu vydávání z položky, pokud by tím zásoba klesla pod blokované množství, program pouze upozorňuje obsluhu na blokaci.
Blokování je u jednotlivé odběratelské objednávky možné provést zapnutím vypínače Blokováno, případně dalšími vypínači Připraveno a Naloženo. Označení stavu objednávky jsme popsali výše.

- při zpracování (výdeji) blokované objednávky se vydává z koncového stavu položky na skladě (pokud není zapnuto na skladě výdej do záporu)

- při zpracování (výdeji) neblokované objednávky (nebo prodejky) se vydává z volného MN položky na skladě (pokud není zapnuto na skladě výdej do záporu)

Program (pokud není zapnuto na skladě výdej do záporu) neumožní vydat větší MN než je výše popsáno a doklad výdeje se neuloží dokud není vpořádku stav.

Pokud uživatel potřebuje vydávat blokované MN i dle pořadí dle datumu blokace, lze v číselné řadě objednávek odběratelských zapnout nastavení: Test vykrytí dle datumu blokace =ANO. Pak se při kontrole výdeje blokovaných objednávek uplatňuje i podmínka na minimální datum blokace. Při používání této funkce je nezbytné znepřístupnit uživatelům pole datum a čas nastavením v číselné řadě objednávek!

Zpracování objednávky do realizační prodejky
V číselné řadě objednávek je třeba nastavit návaznost na číselnou řadu prodejek.
V objednávce upravíme potřebná pole na záložce Prodejka, v hlavičce objednávky nastavíme druh dokladu na Běžný, zapneme vypínač Zpracováno. Program vystaví realizační prodejku, která vydá zboží ze skladu.

Oprava realizační prodejky
Pokud je objednávka již zpracovaná do prodejky, lze opravovat údaje nevyfakturované prodejky pouze přes doklad objednávky. Řádky lze opravovat přímo v řádcích objednávky a pokud je třeba upravovat údaje do hlavičky prodejky, upravují se přes tlačítko Prodejka na záložce Prodejka.

Není nutné rušit zpracování v objednávce a znovu zpracovávat, protože by se zrušil (viz níže Výmaz realizační prodejky) doklad původní prodejky a vystavila by se prodejka s novým číslem.

Výmaz realizační prodejky
Pokud v objednávce zrušíme příznak Zpracováno (Zpracováno zálohové faktury), vymažou se v realizační prodejce řádky a odstraní se odkaz na číslo objednávky, do hlavičky realizační prodejky se do textu poznačí "Zrušena prodejka z objednávky xxxxxxxxxxxx".

Nastavení pro zálohovou fakturaci přímo z objednávek (do 1.5.2004)
- V číselné řadě zálohových prodejek nastavit druh pohybu 98 - zálohová faktura
- Pro odúčtování ZF nastavit druh pohybu 99 - odúčtování zálohové faktury.
- V číselné řadě pro objednávky je nutné do údaje v databázi Doklady obchodu a skladů-objednávky / Nastavení / Číselná řada pro zpracování zálohových faktur nastavit ID číselné řady pro zálohové faktury:

Vystavení ZF z objednávky

- V záložce Hlavička vybereme druh dokladu Běžný-záloha. Program na řádku pod Blokací otevře údaj Zprac.zál. (zpracovat zálohovou fakturu) a také pole pro částku zálohové faktury.
- Pořídíme řádky objednávky se skutečným zbožím, na záložce Prodejka opravíme denní data pro zálohovou fakturaci, v hlavičce vyplníme celkovou částku pro zálohovou fakturu, zapneme vypínač Zpracovat zálohu, doplníme odkaz s číslem na zálohovou prodejku.
- V takto vystavené zálohové prodejce vyplníme jeden řádek s druhem pohybu 98 a textem Záloha, do údaje K úhradě doplníme částku, zadanou v objednávce na záložce Ceny. Uložením objednávky se uloží i příslušná zálohová faktura. Formulář pro zálohovou fakturu lze tisknout jedním řádkem ze zálohové prodejky nebo přesnými řádky se skladovými položkami z objednávky - viz dodané formuláře tisků zálohových faktur.

Změna údajů v zálohové prodejce

Opravíme-li údaje v hlavičce objednávky, která nebyla dosud fyzicky realizována, zápisem objednávky se zapíše i opravená zálohová faktura.

Výmaz zálohové faktury

Vypnutím příznaku zpracování zálohové faktury v hlavičce objednávky se odmaže řádek zálohové faktury, vymaže se odkaz na číslo objednávky v hlavičce zálohové prodejky a do textu hlavičky zálohové prodejky se zapíše:"Zrušeno zpracování zál. faktury v objednávce xxxxxxxxxxxx" (číslo objednávky).

Odběratelské objednávky se využívají také při přípravě rozvozů. Objednávka rozvozu je doklad jiného typu, v jeho jednotlivých "požadavkových" řádcích však mohou být zapsány klíče existujících objednávek a program z nich doplní údaje, které by jinak v požadavku na rozvoz musel uživatel zapsat ručně - podrobně o modulu Rozvozy.

Přípravě dodávek slouží i blok Denní dávka, který je určen pro práci ve velkoskladech, kde se využívá evidence zboží na skladovacích místech a jsou časté hromadné přesuny zboží mezi skladovacími místy.
Odpovídající blok Deník zpřístupní prohlížeč řádků dokladů přesunů mezi skladovými místy.

Bloky Deník a Deník II zobrazují pouze řádky rozpracovaných objednávek.
Deník se záložkami:
- Řádky: prohlížeč řádků těch dokladů obchodu a skladů, ke kterým se váže objednávka, které byly zapsány v modulu Objednávky v bloku Doklady objednávek.
- Palety: prohlížeč řádků palet (je naplněno pouze při používání modulu Termos)

- Skladovací místa: prohlížeč pomocných řádků skladovacích míst - ať byly zapsány v dokladu obchodu a skladů jakéhokoliv typu.
- Termíny dodání: prohlížeč pomocných řádků termínů dodání - zapsaných v libovolném typu dokladu obchodu a skladů.

Deník II
Prohlížeč zobrazuje pouze řádky nezpracovaných objednávek a to takové řádky dokladů, které mají datum účtování rovno datu, zadanému v poli pro datum v liště nástrojů.