Sekce dokladů obchodu a skladů obsahuje dva bloky:
- Doklady obchodu a skladů: vyvolá prohlížeč hlaviček dokladů, který zprostředkuje vstup do
editace i prohlížení dokladů, výběry podle typu dokladu i jiných kritérií v závislosti na nastavení
zvoleného prohlížeče.
- Deník: umožňuje pouze prohlížet a vypisovat údaje řádků dokladů včetně jejich návazností.
Obecnému popisu práce s prohlížeči se
věnovala kapitola Prohlížeče.
V této kapitole uvedeme základní informace o editaci dokladů se kterými pracuje modul Skladová evidence. Nastavení číselných řad pro doklady
Obchodu a skladů má některé speciality.
Doklady se skládají z hlavičky a řádků (maximálně 32767 řádků). Na každý z těchto řádků
mohou být vázány ještě další řádky s informacemi o sériových číslech, slevách a přirážkách k
řádku, skladovacích místech a termínech dodání (maximálně 32767 řádků).
Dialog s formulářem pro editaci dokladu má několik záložek: Hlavička a Řádky pro editaci, Ceny pro zobrazení rekapitulace.
Při zapnutí modulu Terminály mají doklady navíc záložku Terminály.
Doklady příjmů externích a výdejů externích mají záložku Statistika kvůli evidenci Intrastatu.
Prodejky mají navíc ještě záložky Slevy a přirážky (k celému dokladu) a Pokladna.
1. Hlavičky dokladů
Hlavička dokladu obsahuje údaje:
- Typ dokladu: nepřístupný údaj plněný podle nastavení v číselné řadě.
- Číslo dokladu: u číselných řad s automatickým číslováním je údaj předem naplněný a
nepřístupný, má-li řada ruční číslování, zadává číslo dokladu uživatel.
- Pořadí dokladu: až pěticiferný údaj, který může rozlišit doklady se stejným základním číslem
(0-99999). Výchozí hodnota je 0.
- Účetní měsíc: nepřístupný údaj - plní se automaticky dle vybraného účetního měsíce v hlavním
menu.
Další údaje v hlavičce většiny typů dokladů:
- Druh dokladu: Běžný / Zjednodušený / Dobropis / Vrubopis / Storno / Záloha / Obalové konto /
Běžný - záloha / N - záloha / Běžný - N záloha
- VS, PS: variabilní a párovací symbol důležitý u externích příjmů pro párování s došlými
fakturami, u prodejů pro párování s vystavenými fakturami a pod.
- Druh vazby: vazba na další doklady, možné hodnoty:Není / NN / DN / Interní dobropis / ONN / PK / VE / OZ / záloha s DPH / N - záloha. Hodnota jiná než Není obvykle zpřístupní pole, kam lze
zapsat číslo navazujícího dokladu nebo je vybrat ze seznamu hlaviček dokladů obchodu a skladů
Popis vazby na PK - kapitola Příjem na komisi
Popis použití druhu dokladu v dokladu výdej externí (VE) - kapitola Výdej
externí.
- Klíč adresy - Místa odběru, Adresáta, Plátce: v kapitole věnované Adresáři se popisuje vztah
a rozdíly mezi uvedenými adresami a možnosti jak v adresáři hledat. Program přebírá ze
záznamů adresáře mnohé údaje a nastavení zejména u prodejek.
- Druh pohybu, (u automatických převodů a pro doklady s odúčtováním i Druh pohybu 2 - určuje plnění druhu pohybu v sudých řádcích,
- Sklad, Kód OS: obvykle není nezbytné vyplnit v hlavičce dokladu, pokud je uvedeme v
hlavičce, kopírují se do řádků, lze je editovat.
Údaje o datumech: údaje se v hlavičkách objevují podle toho, jaké datum je pro daný typ
dokladu podstatné:
- Datum účtování, datum vystavení, datum pohybu: ve všech typech dokladů
- Datum DL dodavatele: pouze u externích příjmů (i nevyúčtovaných)
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění: prodejky
- Datum splatnosti: u prodejek. Výpočet: datum vystavení+počet dní splatnosti=datum
splatnosti.
Program kontroluje, aby datum uskutečnění zdanitelného plnění spadalo do účetního měsíce, ve
kterém doklad zapisujeme. Dá se vypnout v nastavení agendy
Obchod a sklady.
U externích příjmů následují pole:
- Typ dopravy: pro doklady u kterých připadá v úvahu účtování dopravy zde můžeme zapsat
odkaz na číselník druhů dopravy.
- VS: odkaz na číslo faktury za dopravu.
- Cena: fakturovaná cena za dopravu.
- Částka faktury /CM: zadávaná cena celkem v hlavičce (ceny bez DPH) v Kč nebo v cizí měně
(dle typu ceny)
Následující přepínač má vliv na zobrazení hlavičky dokladu v prohlížeči:
- V pořádku: lze využít pro označení zkontrolovaných dokladů.
V prohlížeči lze použít funkci, kdy do prohlížeče použijeme sloupec s touto proměnnou a pak se
řádky dokladů se zapnutým příznakem budou zobrazovat černě, doklady s vypnutým příznakem
červeně. Vstup do "spořádaných"dokladů (t.j. do dokladů, kde je Vpořádku=Ano) lze omezit
přístupovým právem na tabulce Dokladů obchodu a skladů..
Další pole slouží pro zadání váhových a objemových údajů důležitých především pro dopravu:
- Brutto, Počet palet, Objem m3: program z množství ZJ realizováno v řádcích dokladu a z
informací v číselníku skladových položek vypočítá vypočtené hodnoty do hlavičky. Pod
vypočtenými hodnotami jsou pole pro ruční editaci zadaných hodnot.
Pro doklady příjmu externího (včetně nevyúčtovaného nákupu) a dokladů prodejek:
- Typ ceny:
- PC (prodejní cena)
- MOC (maloobchodní cena)
- CM->Kč (cizí měna)
- Nepoužívat (dříve typ CM->Kč s DPH)
- CM s DPH->Kč (stejné DPH)
- Nepoužívat (dříve typ CM s DPH->Kč (různé DPH)
V případě výběru některého typu CM se zpřístupní pole pro Kurzovní lístek, CM a Kurz.
Pokud je vyplněný kurzovní lístek pro daný datum (opět záleží na nastavení agendy Obchod a
sklady), zpravidla datum vystavení, po výběru kurzovního lístku se dosadí i kurz.
- Přijal, Vydal, Vystavil, Schválil: odkazy na číselník Provedl
- Text: pole pro zápis jednoduchého textu. Rozsáhlejší poznámky umožní zapsat tlačítko
Poznámky
- Vnitrodoklad: pole pro zápis odkazu na ručně pořízený vnitropodnikový doklad (zadání textu je
bez kontrol)
2. Základní řádky dokladů
Záložku Řádky lze rozdělit na dolní a horní část:
Dolní část obsahuje prohlížeč řádků dokladu, většinou uzpůsobený pro řádkovou editaci
záznamů.
Charakteristiky typů řádků: P – skladová položka (kontrola existence v číselníku položek a při výdeji stav na skladu, pokud
není povolen v číselníku skladů záporný stav) S – služba (kontrola existence v číselníku položek) T – textový řádek (bez kontrol) E – odúčtování daňové zálohy přes vazbový doklad (platné pro odúčtování zálohy od 1.5.2004) Z – Nepoužívat! (do 1.5.2004 používané pro pro účtování záloh) O – Nepoužívat! (do 1.5.2004 používané pro odúčtování záloh)
Výchozí hodnota je typ řádku Položka, pokud se vyplní číslo položky, která je službová, přepne
se typ řádku sám na typ Služba. Uživatel může ještě ručně měnit typ řádku na Text nebo Záloha.
- DP: druh pohybu. překopíruje se z hlavičky,
je možno měnit
- Sklad: číslo skladu překopíruje se
z hlavičky, je možno měnit
- Položka: číslo skladové položky - program
doplní název položky do pole Text 1, dle nastavení
agendy Obchod a sklady případně i Text2 názvem2 z položky.
- Pracovní jednotka: přednaplňuje se podle zadání pracovní jednotky v záznamu skladové
položky, klávesa <F4> nabídne aktuální výběr ze všech pracovních jednotek dané položky
-Množství pracovních jednotek (MN PJ realizováno): povinně zadávaný údaj, ze kterého se
dle přepočtu z položky dopočte množství základních jednotek realizováno (MN ZJ realizováno).
Cenové údaje podle typu dokladu:
- skladové ceny u všech typů dokladů (ruční editace skladových cen a doprovodných nákladů
pouze u dokladů příjmových (PS, NN, PE, PK)
- výdejové ceny (pouze u dokladů VV - výdej vnitro, pro účtování vnitropřirážky pro firmy, které
účtují i mezi středisky v rámci firmy)
- prodejní ceny (pouze u dokladů VE - výdej externí=prodejky)
Ceny se zadávají za jednotku, u příjmů lze i celkem - program pak přepočítá druhou z cen. U
prodejů se zobrazuje cena za základní jednotku, cena celkem je přepočítána podle použité
pracovní jednotky.
V rámu prohlížeče řádků najdeme tlačítka: <Skladová karta>: otevře dialog pro zadání výpisu skladové karty položky v aktivním řádku
-
podle nastavení nový nebo starý typ karty, <Saldokonto>: otevře dvojitý prohlížeč saldokonta pro adresu
z hlavičky dokladu.
V horní části záložky je umístěna tabulka informací o skladové položce z aktivního řádku
dokladu. Má (podle nastavení) 3 až 4 záložky, označené čísly. 1. - tabulka informací o stavu, blokovaném a objednaném množství a o ceně položky celkem a za
jednotku a to v jednotkách užívaných jako základní, pro balení a pro dopravu. 2. - informace o "ceníkové" prodejní ceně položky. Zobrazovaný ceník a kategorie závisí na údaji
v hlavičce prodejky, na datu dokladu a podobně. 3. - informuje o celkových pohybech položky v aktuálním měsíci. 4. - záložka se objeví,je-li v nastavení agendy zapnuté používání nového registru stavů.
Zobrazuje stav pro 4. jednotku a rozlišuje zboží vlastní a komisní.
5. -záložka, kde jsou informace o vychystávaných objednávkách
T. - informuje o stavu.položky, pokud je typ Terminálová - uživatel musí v tomto případě používat
modul Terminály
3. Řádky s dalšími informacemi
Ke každému základnímu řádku lze v dokladu zadat ještě řádky s dalšími informacemi.
Při řádkové editaci k tomu slouží záložky, umístěných svisle na pravém okraji prohlížeče řádků.
Implicitně je aktivní záložka Nic - prohlížeč základních řádků je v plné šířce a není vidět žádné
další informace.
Další záložky způsobí zobrazení prohlížečů, které umožní vložit ke každému řádku libovolný
počet informací těchto druhů:
Sériová čísla: důležitá při skladování a prodejích zboží, kde se jednotlivé kusy dají identifikovat
výrobními čísly nebo jiným jedinečným způsobem. Lze zadat až 30 znaků sériového čísla a
poznámku. Je třeba zadat tolik řádků s jednotlivými sériovými čísly, kolik je množství ZJ
realizováno v základním řádku.
Slevy a přirážky řádků: vyplňuje se pouze pro typ dokladu VE - Prodejka.
Řádek obsahuje pole Pořadí (přiděluje program), Úroveň (ovlivňuje pořadí výpočtu
slev/přirážek), Procento a Částka (u slev -, u přirážek +), Text (vysvětlující text k úpravě
ceny).Nelze kombinovat v jednom řádku slevy a přirážky procentem a pevnou částkou - v tom
přípdaě je třeba udělat jeden řádek se slevou procentem a další řádek se slevou částkou.
Při výpočtu se počítají nejprve slevy/přirážky nejnižšího čísla úrovně přímo z prodejní ceny v
řádku, pro každou vyšší úroveň se sleva/přirážka vypočítává z výsledné ceny po všech
slevách/přirážkách nižší úrovně.
Např.
Výpočet základu DPH se stejnou úrovní (1) a dvěma řádky slev
Např.
Výpočet základu DPH s různou úrovní (1 a 2) a dvěma řádky slev
Skladovací místa: řeší problematiku velkého skladu, rozděleného na skladovací místa případně
ještě s přesnou evidencí trvanlivosti uskladněného
zboží.Umožňuje uložit (odepsat) celkové
množství v řádku na několik (z několika) skladovacích míst.
Termíny dodání: informace má smysl u dodavatelských objednávek
a u dokladů příjmu, kde
dochází k zápisu do registru resp. k výběru z registru dodavatelských objednávek.
Při formulářové editaci řádků má formulář rovněž záložky Slevy a přirážky, Sériová čísla a navíc je záložka OS pro zadání hodnot používaných stupňů organizační struktury. Při zadání se
kontrolují vazby hodnot stupňů OS, tak, jak je pro ně kontrola zapnuta v jednotlivých číselnících
(např. kontrola na existenci činnosti na středisku a pod.)
4. Další záložky
Záložka Ceny
obsahuje informativní tabulku rekapitulace skladových a případně i prodejních cen v Kč i v cizí
měně a DPH. Jsou zde také nastavení pro řád a způsob zaokrouhlení DPH i ceny K úhradě za
celý doklad.
Záložka Slevy a přirážky
Tato záložka má smyl pouze pro typ dokladu VE - prodejka o zadání Slev/Přirážek za celý
doklad. Pokud je zde něco vyplněno, proběhne nejprve výpočet v řádcích a pak se ze sumy
Základů DPH za řádky uplatňuje sleva hlavičková.
Záložka Pokladna
Obsahuje další údaje hlavičky:
- Přijatá částka - uživatel zadá částku přijatou a aplikace dopočte částku Vrátit - slouží při prodeji
za hotové.
- Zaúčtovat Ano/Ne - nastavení pro zaúčtování
dokladu při reálném pořizování. Pro správnou
funkci je třeba správně nastavit.
- Zpět DL Ano/Ne, datum a čas dodacího listu, osoba
- účet odběratele - přednastaví se z adresy plátce, lze měnit
- jednání - lze udělat odkaz na jednání k dokladu
Záložka Statistika
Slouží pro zadávání pomocných číselníků statistiky.Podrobnější popis je v kapitole Intrastat.
5. Funkce tlačítek ve formuláři dokladu
Rám okna s formulářem dokladu obsahuje podle typu dokladu více nebo méně tlačítek, která plní
různé funkce a lze je přednastavit. Jsou to zejména
tlačítka:
- Matrice: je-li zadán kód matrice v příslušném poli hlavičky, po stisknutí tohoto tlačítka program
zapíše jednotlivé položky z matrice do řádků objednávky. Uživatel pak pouze opravuje připravené
řádky, ale nemusí je zadávat celé.
- Maž 0 řádky: je-li použita matrice, po dotazu program odstraní řádky, u kterých je realizované
množství ZJ nulové.
- Kopie - umožňuje kopírování dokladů
z jiného dokladu
- Přepočet dokladu: spustí aktuálně přepočet dokladu - přepočtou se ceny skladové, výdejní a
prodejní v řádcích a sumy se zapíší do hlavičky. Navíc se v řádcích přepočtou objemy, hmotnosti,
palety, spotřební daně...
- Poznámka 1, Poznámka 2: možnost zapsat poznámky k dokladu
- Položky: otevře číselník položek
- Sestavy: má význam v dokladu příjem produkce PP, kdy znovu vygeneruje řádky komponent z
řádků sestav
- Přepočet dokladu: program znovu přepočítá sumy z řádků do hlavičky dokladu a vyhodnotí
případné rozdíly
- Doprovodné náklady: tlačítko má smysl používat pouze u příjmových dokladů. Otevře okno s
informací o dosavadních DN1 a DN2 a s poli pro zadání změny DN1 a DN2 - hodnoty, které se
mají přičíst k dosavadním hodnotám (pro snížení záporná čísla). Podrobný popis problematiky
najde uživatel v kapitole doprovodných nákladů.
- Vratné obaly: stisknutí tlačítka generuje řádky vratných obalů pro takové položky, které mají ve
svém záznamu zapsáno číslo skladové položky
vratného obalu.
- Změna položky: změna položky v dokladech příjmu - umožňuje v případě používání
skladovacích míst přečíslovat položku z aktuálního řádku dokladu na nové číslo položky i na
záložce skladovací místa
- Změna skladu: změna skladu v dokladech příjmu - umožňuje v případě používání skladovacích
míst změnit číslo skladu z aktuálního řádku dokladu na nové číslo skladu i na záložce skladovací
místa.
6. Zvláštnosti editace podle typů dokladů
Příjmy
- PE: hlavička obsahuje i pole pro údaje o fakturaci dopravy, použití cizí měny, hmotnosti brutto,
objemu, počtu palet a pod.
- NN, PK: obdobné jako typ PE.
- PV, PP: vnitropodnikové příjmy, proto má hlavička velmi jednoduchý formulář
Výdeje
- VE: výdeje externí (prodejky)
- VV: velmi jednoduchý fomulář hlavičky
Ostatní
- AM: převody uvnitř firmy -velmi jednoduchý fomulář hlavičky, v hlavičce se zadají údaje o druhu
pohybu DP a čísle skladu pro výdej a pro příjem, program po zadání řádku výdeje sám generuje
řádek příjmu na zadaný sklad
- PS: lze zadávat pouze v 0. měsíci, použití připadá v úvahu zejména při ručním pořizování
počátečních stavů. V 0. účetním měsíci lze pořídit i typy PK a NN.
