Doklady banky a pokladny
V převážné většině těchto dokladů se buď účtuje přímo proti nákladům či výnosům, nebo dochází
k úhradě závazku nebo pohledávky, tedy obvykle k souvztažnému zaúčtování na saldokontní
účty. Pokud program najde k platbě v saldokontu předpis, provádí automatické párování. Není-li
předpis nalezen a jedná se o saldokontní účet, u kterého je nastaveno párování na doklad,
systém doplňuje párovací symbol z číselné řady pomocných párovacích symbolů. Po zaúčtování
předpisu je nutné saldokonto opravit, nejlépe smazat řádek platby a zapsat znovu. Vhodná je i
obnova registrů v modulu servis v bloku Kontrola registrů. Pokladna
V hlavičce určíme zda jde o příjmový nebo výdajový doklad a zadáme číslo pokladny. Program
pak podle údajů v číselníku pokladen
sám nastaví příslušný účet pokladny, určí případně i je-li
valutová a v jaké měně. V dolní části formuláře zobrazuje stav účtu na začátku roku, aktuální a k
datu vystavení dokladu. U pokladny není ve formuláři tlačítko pro splátkový kalendář. Pokud
využijeme u řádků formulářového zadání, na záložce ostatní najdeme pole pro zadání
naturálního účtu (např. pokud jde o tržbu za vlastní výrobky, kde sledujeme i množství, nebo o
sledování cizí měny na naturálních účtech), hodnot na strany MD a Dal zadaného naturálního
účtu a 2. datum splatnosti a úhrady.
Běžně bývá oddělena funkce pokladníka a pracovníka, který pokladnu účtuje. Proto v praxi
dochází k tomu, že pokladník zapisuje pokladní doklady jako nerozúčtované. Pokud v tomto
případě chce uživatel v prohlížeči hlaviček pokladních dokladů vidět zůstatek pokladny včetně
dosud nerozúčtovaných dokladů, je nutno v Nastavení účetnictví
na 3. záložce zapnout Nerozúčtované do stavu banky a pokladny.
Bankovní výpis
V hlavičce dokladu nejsou pole pro adresu, datum plnění, splatnosti a pod., protože zde nemají
význam. Zadáme nebo z číselníku bank
vybereme číslo peněžního ústavu. Program podle údajů
v číselníku bank doplní řídící účet. Pro tento účet pak zobrazuje počáteční stav v roce a zůstatky
aktuální a k datu pořízení dokladu. Údaje o cizí měně se v hlavičce objevují, pokud je zapnut
příznak devizového účtu. Na záložce Ceny je zobrazen přehled základů a částek DPH (i když v
bankovním dokladu se DPH obvykle neobjeví) a souhrny obratů účetních stran za příslušný účet
banky a za doklad.
Bankovní doklady, které vzniknou načtením výpisu z banky v elektronické podobě, je nezbytné
projít a opravit. Problémy vznikají s platbami, pro které se nenašel v saldokontu předpis buď
proto, že příslušný doklad dosud nebyl zaúčtován nebo proto, že ani nebude existovat (úroky,
poplatky za položky, vedení účtu, používání elektronického bankovnictví). Načítání bankovních
výpisů v elektronické podobě probíhá podle nastavení banky v číselníku bank.
Bankovní doklady lze výhodně využít k rychlému a pohodlnému korigování saldokonta - párování
nespárovaných položek, účtování zápočtů a vyrovnávání haléřových rozdílů. Je vhodné nastavit
si k tomu účelu samostatnou číselnou řadu bankovních dokladů a také zvláštní "párovací banku"
s některým účtem (nebo - při velkém objemu takových korekcí - 3 účty) se syntetikou 395,
vyčleněnými jen pro korekce salda. Párování pak probíhá tak, že v řádcích dokladu postupně
zadáváme jednotlivé variabilní symboly, které by se měly navzákem spárovat. Pokud párování
probíhá správně, zůstatek účtu párovací banky je po dokladu nulový.
Všeobecný doklad
Tento typ dokladu slouží zejména ke korekcím. V hlavičce je možné neuvádět účet, v řádcích pak
mohou být různé řídící účty. Doporučujeme, aby přes značnou volnost, kterou tento typ dokladu
umožňuje, uživatelé účtovali na nákladové a výnosové účty výhradně souvztažně, nepoužívali je
jako řídící účty.
U všeobecného dokladu program nekontroluje sumu částek z řádků na částku z hlavičky, proto je
nutné pracovat s dokladem uvážlivě a překontrolovat si zda výsledek účtování splnil očekávání.
