Pokud je pro číselnou řadu prodejek nastaveno automatické číslování, program naplňuje číslo
dokladu podle číselné řady a nelze je přepsat.
Při ručním číslování číselné řady musí číslo
dokladu vložit uživatel.
Postupně procházíme pole:
- pořadí dokladu: pole za lomítkem - většinou se využívá pouze pro objednávky.
- Druh dokladu: volíme výsledný druh daňového dokladu, do kterého prodejka vyústí. Implicitně Běžný, další možnosti jsou Zjednodušený / Vrubopis / Dobropis / Storno / Záloha. Změna druhu
dokladu na Storno neznamená automatickou změnu kladných hodnot na záporné, uživatel je
musí sám zadat v řádcích dokladu.
- Účtováno: implicitně systémové datum.
- VS, PS: variabilní symbol a párovací symbol. Využijí se, pokud pro párování odběratelského
saldokonta používáme složitější systém než je obvyklé párování podle čísla faktury. Lze
přednastavit v číselné řadě prodejek jejich způsob plnění.
- Druh vazby: implicitní hodnota Není, další možnosti jsou NN (nezaúčtovaný nákup) / DN
(doprovodné náklady) / Interní dobropis / ONN / PK (příjem do komise), VE, OZ, Záloha s DPH,
N-záloha. Pro prodejky se nejčastěji ponechává implicitní hodnota Není.
U druhů dokladu Dobropis, Vrubopisa Storno se ukáže druh vazby VE a zpřístupní se pole pro
výběr čísla dokladu, ke kterému chceme Dobropis, Vrubopis nebo Storno vystavit. Pokud jej
zadáme, naplní se po potvrzení řádky nového dokladu obsahem řádků dokladu vazby s
množstvím u Dobropisu a Storna násobeným (-1), u Vrubopisu původním - lze přepsat podle
potřeby.
Druh Záloha - doklad slouží jako podklad pro zaplacení zálohy, neznamená skutečný pohyb ve
skladu, proto se nezapisuje do stavů registrů.
Po zaplacení zálohové faktury při vkládání "definitivní" prodejky použijeme druh vazby OZ -
odúčtování zálohové faktury. Vybereme příslušný doklad druhu Záloha. Program přenese jeho
řádky do nového dokladu a vytvoří navíc poslední řádek, kde odečte celou částku zálohy. Lze
samozřejmě přidávat či měnit takto připravené řádky.
Odúčtovat zálohu lze i v řádku dokladu: stisknutí klávesy <F4> na klíči zálohové faktury vyvolá
prohlížeč zálohových faktur - z vybrané faktury se "přetáhne" částka zálohy a párovací symbol,
ale ne řádky dokladu.
Následuje trojice odkazů do číselníku Adresář, pro každý z údajů program nabízí pro výběr ze
seznamu jen určitou podmnožinu záznamů s potřebnými vlastnostmi. Současně lze přidat nový
záznam zákazníka. Vždy je zobrazena jen jedna adresa, další dvě můžeme vyvolat do popředí
pomocí záložek:
- Místo odběru: pro výběr se nabízí seznam adres, které jsou i "Koncovými místy", t.j. místy pro
příjem nebo dodávku zboží. Pokud vybereme adresu, program naplní i adresy na dalších dvou
záložkách podle vnitřních vazeb adresáře.
- Adresát: výběr ze seznamu adres, které mají zapnutý příznak "Adresát", jsou tedy určeny pro
příjem faktur.
Další vysvětlení ke vztahům mezi jednotlivými adresami firmy v adresáři v kapitole - Adresy.
- Plátce: výběr ze seznamu "Hlavních" adres - sídel firem. Doplní se automaticky adresa plátce,
pořadí má "000"
- Zástupce: může přebírat z adresy odběratele.
- Kontaktní osoba: z adresy Místo odběru se automaticky zkopíruje kontaktní osoba č. 1. Pokud
chceme vybrat jinou kontaktní osobu, musíme rozkliknout výběr editačního dialogu Kontaktní
osoba a vybrat požadovanou osobu.
- DP: pole odkazuje na číselník druhů pohybu. Klepnutí na ikonu seznamu otevře prohlížeč
číselníku druhů pohybu kde program nabízí pouze pohyby typu "VE-výdej externí/prodej)".
- Sklad: má význam pouze u prodejů skladových položek.
- TO: typ obchodu, může sloužit k rozlišování podle speciálních firemních kritérií, u prodejek např.
podle rozvozové linky - pole odkazuje na vlastní (uživatelský) číselník typů obchodů.
- Matrice: odkaz na číselník matric - návody, které usnadňují práci, pokud se často fakturují
dodávky sestavené ze stejného výběru položek. Pokud zvolíme matrici, program žádá potvrzení
a pak naplní řádky prodejky podle návodu v matrici. Obsluha v řádcích doplňuje množství,
případně opraví vše, co je v konkrétní dodávce proti matrici změněno. Řádky s nulovým
množstvím lze odstranit stisknutím tlačítka Maž 0
v dolní části formuláře.
- Obj./HS: číslo hospodářské smlouvy, objednávky a pod. Kopíruje se z adresy.
- Fakturační místo: odkaz na číselník fakturačních míst využijeme, pokud hodláme fakturaci
sledovat i podle tohoto kritéria. Podle fakturačního místa se pak naplní bankovní spojení.
Naplníme-li následující 4 pole, program bude vložené hodnoty přednaplňovat do odpovídajících
polí v řádcích dokladu, kde by se už neměly měnit:
- OS: určeno pro zadání kódu OS, který může ušetřit práci s pořizováním údajů o OS v řádcích.
- Spotřební daň: informační údaj obsahující součet SD z řádků
- DPH: můžeme volit z možností: Neurčeno (implicitně) / Základní / Snížená / Bez DPH / Osvobozeno. Má smysl zadat v hlavičce pokud bude DPH ve všech řádcích stejná, jinak je lépe
zapsat ji až v řádcích, kde se kopíruje z číselníku skladových položek a služeb.
- Datum pohybu: předem naplněno systémovým datem.
- V pořádku: vypínač, jehož využití je plně na uživateli, například pro označování prodejek, které
už mají uhrazené faktury a pod. Pokud používáme takový prohlížeč prodejek, který tento sloupec
obsahuje, zobrazují se v něm řádky jednotlivých prodejek černě respektive červeně, podle toho,
zda je tento vypínač v hlavičce prodejky zapnutý respektive vypnutý. Ve správě tabulky dokladů
lze v nastavení databáze nastavit speciální přístupová práva pro vstup do "spořádaných"
dokladů, t.j. do dokladů, kde je přepínač zapnutý. Program umožní opravu spořádaných dokladů
jen uživatelům s povoleným přístupem.
- Datum uskut.zdanitelného plnění: nabízí systémové datum
- % penalizace: je-li pro zákazníka zapsáno v adresáři, převezme se.
- Datum DPH: standardně nastaveno jako nulové (v tom případě se bere datum uskutečnění zd.
plnění - hlavně pro stará data), při editaci datumu zd. plnění se toto datum kopíruje do datumu
DPH. Pokud je vyplněno, slouží k natahování % DPH do řádků z tabulky Sazby daní.
- Datum vystavení: předem naplněno systémovým datem
- Dny splatnosti: jsou-li zadány v adresáři, přebírají se ze záznamu zákazníka
- Datum splatnosti: vypočteno z data vystavení a dnů splatnosti
- KS: konstantní symbol
- Způsob úhrady: implicitní nastavení podle číselné řady, resp. podle adresáře. Není-li
nastaveno, nabízí se seznam možností: Není určen / Převodním příkazem / Inkasním příkazem / Složenkou / Hotově / Dobírkou / Směnkou / Vnitro úhradou / Zápočtem / Restitučním plněním / Zálohou / Předplatba / Splátkový kalendář / Eskontní úvěr.
- Typyfaktur: tento editační dialog umožňuje vybrat jednu z možností: Není / Sběrná / Jednotlivá
/ Ihned.
Není - z prodejky není nastavena žádná návaznost do sběrné faktury
Sběrná, Jednotlivá - hromadně se z nich vystavují faktury v modulu fakturace - akce vystavování
faktur. Objasňuje ji kapitola věnovaná Vystavování faktur.
Ihned -po volbě tohoto typu faktury se objeví tlačítko faktura - po jeho zmáčknutí program ihned
zobrazí číslo příslušné faktury. Je možné prohlížet si ji ještě v průběhu vkládání prodejky, při
vhodném nastavení se po zápisu prodejky nabídne tisk faktury.
- Způsob dopravy: implicitně Osobně, další možnosti jsou: Autodoprava / Pošta / Letecky / Vlakem / Vlastní odběr
- Bankovní spojení: konkrétní vlastní bankovní účet, na který má být provedena úhrada faktury.
V záznamu fakturačního místa je odkaz na adresu vlastní firmy, v adresáři jsou pak uvedena
bankovní spojení vlastní firmy, jedno z nich je pro fakturační místo vybráno jako
přednastavované. Toto bankovní spojení se zde nabízí, ale je možné vybrat i jiné bankovní
spojení, patřící vlastní firmě.
Následují 3 pole, kam lze zadat váhové a objemové údaje důležité pro dopravu:
- Brutto, Počet palet, Objem m3: program z množství v řádcích dokladu a z informací o
skladových položkách v řádcích vypočítá a zobrazí tyto hodnoty, uživatel může do polí
umístěných pod vypočtenými údaji vložit vlastní hodnoty.
- Typ ceny: implicitně PC (prodejní cena), další možnosti jsou MOC (maloobchodní cena), CM
(cizí měna) a CM s DPH (cizí měna s DPH).
Je-li v číselné řadě v nastavení vypnuto používání Nověho ceníku, jsou přístupná další dvě pole:
- Ceník, Kategorie:pro výpočet cen podle zadaného (starého)
ceníku.
Je-li používání Nověho ceníku zapnuto, lze v číselné řadě nastavit standardně používaný nový
ceník a pro odběratele, u kterých chceme používat speciální ceníky, lze je zadat do jejich
záznamu v adresáři.
Nastavíme-li typ ceny Cizí měna, otevře se další
trojice polí pro zadání údajů pro cizí měnu:
- Cizí měna, Kurzovní lístek, Kurz cizí měny: údaje pro cizí měnu zapisujeme přímo nebo
vybíráme z číselníků
- Přijal, Vydal, Schválil, Vystavil: odkazy na číselník Provedl
- Text: jednořádková poznámka v hlavičce prodejky
- Vnitrodoklad: prostor pro číslo vnitrodokladu podle zvyklostí firmy.
V ukázce je vyplněná hlavička prodejky, vypínač "Vystavit fakturu" není zapnutý, takže není
přiděleno číslo faktury, prodejka není vyfakturována:
V dolní části dialogu jsou informace o počtu základních jednotek, skladové hodnotě, prodejní
ceně, zaokrouhlení a částce k úhradě, prozatím jsou nulové, vzhledem k tomu, že prodejka
dosud nemá žádné řádky. Najdeme zde i tlačítka:
-K
- kopie dokladu - Maž 0 - při použití matrice odstraní řádky s nulovým množstvím.
- Přepočet dokladu - přepočítá množství a ceny z řádků
a porovná s hodnotami v hlavičce
dokladu. Pak ohlásí, že po přepočtu nedošlo ke změnám, nebo zrekapituluje rozdíly a navrhne
opravu.
- Vratné obaly - automaticky vygeneruje řádky vratných
obalů, pokud jsou v prodejce řádky
skladových položek, které se prodávají ve vratných obalech. Podrobněji vyloženo v části,
věnované ceníku skladů a služeb a popisu údajů v záznamu skladové položky.
- P1 - otevře dialog pro zadání poznámky k faktuře.
Lze vložit text prakticky neomezené délky. V
dialogu je navíc tlačítko Transkam - vyvolá speciální
dialog podle požadavků firmy Transkam.
- P2 - poznámka k dokladu
- Seznam obj.: tlačítko zobrazí prohlížeč objednávek
Do hlavičky dokladu se uživatel vrátí po vložení řádků pokud hodlá vystavit fakturu a nezaškrtl
pole "Vystavit fakturu" hned při vkládání hlavičkových údajů. Je-li vystavení faktury zapnuto,
program zpřístupní tlačítko Faktura, kterým
uživatel vstoupí do faktury. Má zde stejné možnosti,
jaké popíšeme v kapitole Faktury
Jako u každého dokladu v aplikaci HORRYWIN proběhnou po stisknutí tlačítka "Uložit" akce po
uložení, obvykle tisky prodejky nebo dodacího listu. Je-li prodejka označena jako vyfakturovaná,
zapíše se zároveň odpovídající záznam do souboru faktur a pokud je v číselné řadě faktur
nastaven v akcích po zápisu vhodný tisk, nabídne se i tisk faktury.
