1.2.2.1. Mzdove doklady

Pořízení mezd probíhá v aplikaci prostřednictvím dvou typů dokladů.
Základem je pořizování "běžných" dokladů - vždy jeden doklad v měsíci pro jednoho pracovníka, popíšeme je v 1. části kapitoly.
Ve zvláštních případech, (pořízení ročního zúčtování daně, ročních odměn, srážek za naturálie), kdy by bylo při velkém počtu pracovníků nepohodlné vstupovat postupně do jednotlivých dokladů pracovníků a do každého "přidávat" jediný další řádek, lze využít dokladů hromadných - popíšeme je ve 2. části kapitoly.
Blok Mzdové doklady otevře prohlížeč mzdových dokladů se záložkami Vše - jen pro společné zobrazení hlaviček všech dokladů, Běžné - pro vstup do pořizování běžných mzdových dokladů, Hromadné - vstup do pořízení hromadných dokladů (spíše výjimečně), Loňské - slouží převážně k nahlížení do těch dat minulého roku, která mají vliv na mzdy aktuálního roku a záložka Zakázky.

V liště nástrojů prohlížeče je tlačítko Pořízení všem, slouží k rychlému zadání běžných dokladů, přičemž údaje pro mzdu pracovníka se berou z matrice mezd a předpokládá se, že jednotlivé doklady obsluha dále ručně upraví podle skutečně odpracované doby, činností a pod.
Po stisknutí tlačítka se otevře dialog, ve kterém určíme:
- Číselná řada: zvolíme do které číslené řady se mají doklady vygenerovat
- Vyhotovil: kdo bude zapsán v poli vyhotovil,
- interval Od pracovníka, Do pracovníka,
- interval Od střediska, Do střediska
- Co nahrát: možnosti Nahrát mzdy a srážky / Nahrát pouze mzdy / Přihrát srážky ke mzdám / Výmaz srážek z mezd
- Pořídit pracovníky na dohodu: je-li zapnuto, generují se i mzdové doklady na základě dohod.
Program vytvoří mzdové doklady podle zadání, další úpravy jako při běžném pořízení (bod 3).

Zpracovává docházku z jiného systému, který pracuje s elektronicky snímanými údaji o příchodech a odchodech pracovníků. Na konci měsíce vytvoří z těchto informací textový soubor, struktura je popsána v projektové dokumentaci v části Specifické postupy v agendě v kapitole 2.2.4.1. Pořízení mzdových dokladů.
Po stisknutí tlačítka Docházkový systém se otevře standardní dialog pro vyhledání souboru Dochazka.txt. Následuje dialog:

Tento dialog upřesní rozsah zpracování. Vyžaduje zadání:
- číselné řady,
- údaje Vyhotovil,
- mezí intervalu pracovníků a středisek
- možnosti co nahrát: Mzdy+srážky / Nahrát pouze mzdy / Přihrát srážky ke mzdám / Výmaz srážek z mezd
- zda pořídit i pracovníky na dohodu
- zda zpracovat pouze mateřské dovolené

Na základě textového souboru Dochazka.txt aplikace vygeneruje mzdové doklady, které obsahují jak docházku, tak údaje na záložce Pořízení. V ideálním případě jsou tím mzdy zpracované, obvykle je uživatel musí zkontrolovat a upřesnit jako u běžného pořízení.

Běžné doklady slouží k pořizování mezd pro pracovníky jednotlivě, řídí se některými pravidly:
- Každý pracovník má v měsíci nejvýše 1 běžný mzdový doklad.
- V tomto dokladu jsou pořízeny mzdy za všechny pracovní poměry.
- V okamžiku zápisu dokladu jsou započítány veškeré srážky a vypočtena čistá mzda pracovníka, pokud obsluha zapomene přihrát srážky ze záznamu pracovníka, program na to upozorní, případně (podle instalace) neumožní uložení dokladu bez připojených srážek.
Mzdové doklady v aplikaci se skládají z hlavičky a z řádků dvou typů: řádky docházky (mají pomocný, evidenční charakter) a mzdové řádky.

Postup pořizování běžných mzdových dokladů:
1. Zadání hlavičkových údajů dokladu.
2. Zadání docházky - není nutné.
3. Nahrání údajů z docházky - jen pokud byla zadána docházka.
4. Přednaplnění řádků podle matrice - pokud využíváme vlastní matrici pracovníka nebo globální matrici mezd.
5. Úpravy nahraných řádků, vkládání řádků s dalšími DMZ podle potřeby.
6. Zadání nemocenek (nemoc, pracovní úraz, OČR, karanténa, MD), dovolené, doplatku ZP - podle potřeby.
7. Nahrání srážek.
8. Zobrazení rekapitulace a kontrola dokladu.
9. Vložení poznámky (podle přání).
Pokud obsluha zjistí v dokladu chyby, opakuje jednotlivé kroky, případně opraví i údaje v docházce nebo v záznamu pracovníka, dokud není rekapitulace dokladu bez chyb.

Tomuto postupu je přizpůsoben i editační formulář běžného mzdového dokladu. Má 5 záložek:

Obsahuje:
- Číslo dokladu + pořadí: nastaví se v číselné řadě - z praktických důvodů lze doporučit číslo pracovníka + účetní měsíc.
- Datum pořízení: implicitně aktuální denní datum.
- Vystavil: odkaz na číselník Provedl.
- Pracovník: odkaz na číselník Pracovníci, program zobrazí příjmení, jméno a rodné číslo pracovníka.
- Aktivita: běžné možnosti.
V hlavičce je zobrazen i účetní měsíc, za který zpracováváme mzdy.

V horní části obsahuje přehledně rozčleněné dny a hodiny pracovníka. V dolní části je prohlížeč řádků docházky pro jednotlivé pracovní poměry pracovníka. Podle zvolené boční záložky může zobrazovat i řádky rozpisu dne. Pole pro číslo pracovního poměru (pokud je jediný) je přednaplněné, má-li pracovník pracovních poměrů více, je třeba zadat ručně nebo výběrem (pomocí klávesy <F4>). Program naplní řádek podle plánovacího kalendáře a údajů o pracovní době a jejím rozvržení ze záznamu pracovníka tak, jako by pracovník celý měsíc pracoval podle tohoto rozvrhu. Docházku lze ručně upravit přímo v řádku, jasnější přehled o celém měsíci nabízí editační formulář:

Údaje v polích pro dny můžeme upravovat:
jednotlivě: v jednotlivých polích opravit počet hodin, zaměnit časový údaj číslem druhu mzdy nebo obráceně

tlačítkem Zadání od-do: otevře okno, které umožní zadat, jakým druhem mzdy (nebo číslem) chceme vyplnit interval dnů od do a zda se má změna týkat i sobot a nedělí

tlačítkem Nemocenky: otevře okno pro zadání nemoci:
- Typ nemocenky: Nemoc / Pracovní úraz / Ostatní úrazy / Ošetřování člena rodiny / Karanténa / Mateřská dovolená
- Ode dne, Do dne.
- Počet odprac.hodin 1. den nemoci: pro případné krácení nemocenské za 1. den
- Účetní měsíc: pro případ placení nemocenky zpětně.
Pokud není průměr pro nemocenskou jednoznačný (nemoc od 1. dne měsíce, průměr pro nemocenskou není zapsán v záznamu pracovníka), otevře se okno pro určení průměru, Automaticky se nabízí průměr pro aktuální čtvrtletí a zobrazují se průměry pro všechna čtvrtletí ze záznamu pracovníka, lze je upravit. U OČR program v případě intervalu delšího než 9 dní žádá zadání počtu placených dní.

tlačítkem Rozpis dne: pokud měl pracovník v jednom dni různé druhy mezd, pracoval pro různá střediska, činnosti a pod. Otevře prohlížeč, jehož řádky umožňují daný den v měsíci rozdělit na více druhů mezd a nasměrovat množství, čas a mzdu na jednotlivé stupně OS.

Tlačítko Seznam DMZ otevře prohlížeč číselníku druhů mezd.

Pořízení docházky v předcházejícím bodě není nezbytné, může však usnadnit samotné editaci řádků mzdového dokladu na záložce Pořízení. Záložka obsahuje prohlížeč mzdových řádků se 6 tlačítky v liště nástrojů:
První 3 tlačítka "přihrávají" řádky do prohlížeče. Nahrané řádky můžeme aktualizovat, smazat, popřípadě vložit další řádky. Opakované stisknutí tlačítka takto přihrané řádky odstraní:
- Tlačítko Matrice: nahraje řádky podle matrice zadané v pracovníkovi nebo podle globální matrice mezd. Do nahraných řádků obsluha doplní dny, hodiny, množství, opraví sazby a pod.
- Tlačítko Docházka: Pokud docházku využíváme a její editace je ukončena, program po stisknutí tohoto tlačítka vytvoří mzdové řádky na základě zapsaných řádků docházky a mzdové matrice v záznamu pracovníka.
- Tlačítko Srážky: Program podle údajů o srážkách v záznamu pracovníka vytvoří řádky srážek. U srážek s podtypem exekuce program vypočítá, jakou částku je možné srazit při respektování všech zákonných ustanovení.

Další 3 tlačítka usnadní zadání některých typů mezd:
- Tlačítko Nemocenka: Po stisknutí tlačítka program umožní zadání nemocenských dávek, stejně jako na záložce Docházka
- Tlačítko Dovolená: otevře okno pro výběr druhu mzdy a zadání intervalu dnů od - do, ve kterých pracovník čerpal dovolenou.
- Tlačítko Doplatek ZP: určeno pro zadání doplatku zdravotního pojištění. Otevře dialog, ve kterém volíme z možností Není doplatek ZP - implicitně / 1/3 zaměstnanec, 2/3 podnik / celé podnik / celé zaměstnanec při NV, PV / celé zaměstnanec při neoml.abs (A). Pak zadáme Počet dnů (kalendářních) za které je doplatek, jaký je Vyměřovací základa vybereme DMZ doplatku.

Řádky mzdového dokladu lze editovat jak v řádkovém režimu, tak ve formuláři:

Poznámky k některým polím:
- Pracovní poměr: je třeba vybrat z pracovních poměrů pracovníka
- Mzdový znak: často se opakující kombinace typů mezd, sazeb a nákladové struktury je vhodné zapsat do číselníku mzdových znaků - použití mzdového znaku v řádku naplní řadu údajů a usnadní pořizování.
- Druh mzdy: výběrem vhodného druhu mzdy lze pořídit libovolnou mzdu či srážku a směrovat ji na stupně OS.
- Dny, Hodiny, Kalendářní dny, Množství, Sazba: údaje, na jejichž základě se vypočítá příslušná mzda nebo srážka.
- Název mzdy: naplněn podle druhu mzdy, lze upravit

Slouží ke kontrole pořízené (a zároveń i zpracované) mzdy. Obsahuje rekapitulaci docházky i mzdy:
- průměry: denní, hodinový, pro nemocenské dávky, DVZ (denní vyměřovací základ)
- nárok na dovolenou původní a zbývající,
- počty pracovních i kalendářních dnů, hodin, množství práce,
- částky jednotlivých složek mzdy,
- částky srážek zdravotního i sociálního pojištění a jejich vyměřovací základy,
- vypočtenou daň, její vyměřovací základ i nezdanitelnou část základu daně,
- další srážky,
- částku k výplatě, v případě zasílání mzdy na účet v peněžním ústavu pole CELKEM na účet.

Při vkládání hromadného dokladu v hlavičce dokladu určíme:
- Číslo dokladu a pořadí: může být přednastaveno v číselné řadě
- Aktivita
- Datum pořízení
- Vystavil: odkaz na číselník Provedl.
- Druh mzdy: odkaz na číselník druhů mezd - druh mzdy bude společný pro všechny řádky hromadného dokladu.
V dolní části formuláře je prohlížeč řádků hromadného mzdového dokladu, v jednotlivých řádcích zadáváme:
- Pracovník: odkaz na číselník Pracovníci. Nemá-li pracovník dosud v daném měsíci pořízen žádný běžný doklad, program na to upozorní, ale řádek je možné zapsat.
- Číslo ř.poměru: odkaz na existující pracovní poměr pracovníka
- Mzdový znak: odkaz na číselník mzdových znaků
- Druh mzdy: pole přednaplněné z hlavičky dokladu, nelze je změnit.
- Dny, Hodiny, Kalendářní dny, Množství, Sazba: nutno zadat ty z údajů, které umožní správný výpočet mzdy nebo srážky.
Další pole umožňují zadat nákladovou organizační strukturu, hodnoty se kontrolují na příslušné číselníky.
Poslední pole obsahuje název mzdy.

Záložka Hromadné v prohlížeči mzdových dokladů obsahuje tlačítka:
- Rozpuštění: po ukončení pořizování hromadných dokladů toto tlačítko stiskneme, tím se řádky hromadných dokladů "přihrají" k příslušným dokladům jednotlivých pracovníků, nahlédnutím do běžných dokladů se o tom můžeme přesvědčit.
Pokud pracovník z řádku hromadného dokladu nemá pořízen běžný doklad, řádek hromadného dokladu se nijak neuplatní.
- Výmaz rozpuštění: spustí výmaz řádků dokladů, vytvořených při rozpuštění hromadných dokladů.
Spustíme-li "Rozpuštění" opakovaně, přihrané řádky se přepisují, není nutné nejprve je odmazat.

Při přechodu z roku na rok se vytváří Loňské doklady, pro jejich vytvoření musí být v obou rocích zvolena číselná řada Loňských dokladů. V loňských dokladech se objevují druhy mezd nemocenských a jejich průměrů, dále se zde objevují druhy mezd výsledkových prémií (pololetní, celoroční). Doklady lze editovat, je to umožněno zejména kvůli přechodům z verzí pro DOS na verze Win, kdy je nutné ručně naplnit informace o průměrech na nemoc za loňský rok, a hlavně zapsat výsledkové prémie do těch účetních měsíců, ve kterých byly vyplaceny.

Speciální typ dokladu, který má usnadnit plánování zakázek, směrování nákladů na zakázky, sledování plnění zakázek, vnitropodnikové přeúčtování.
Sleduje se práce zaměstnanců na zakázce (hodiny,výnosové a nákladové středisko, sazba na středisku).
Pro využívání této možnosti je nutné v záznamu zakázky naplnit údaje na záložce Stupně OS (vyznačit, které hodnoty se mají přednabízet pro nákladovou OS) a zejména na záložce Řádky ekonomiky (sazby a výnosová OS).

Pořízení zakázkového dokladu
Ve mzdových dokladech je třeba nastavit číselnou řadu pro zakázkové doklady.
Při pořizování zakázkového dokladu vyplníme v hlavičce číslo zakázky, bude se přednabízet v řádcích.
Při vkládání řádku vybereme pracovníka pomocí tlačítka nad řádky. Program otevře dialog pro zadání hodin pracovníka na zakázce v jednotlivých dnech měsíce (1. a 2. záložka dialogu) a na záložce "Ostatních údaje", se objevípodle nastavení zakázky výnosová organizační struktura a sazby. Pokud je kmenové středisko pracovníka zapsáno na některém z "Řádků ekonomiky" v záznamu zakázky, program naplní Výnosové středisko kmenovým střediskem pracovníka, Výnosovou činnost příslušnou režijní činností, Sazbu sazbou, zapsanou v příslušném "Řádku ekonomiky". Případné chybějící údaje doplní uživatel ručně:

Po potvrzení zadaných údajů program vytvoří samostatný řádek pro každý den, pro který jsme v dialogu zadali hodiny práce na zakázce. Tímto způsobem zadáme všechny pracovníky, kteří v měsíci na zakázce pracovali.
V info nad řádky se zobrazují:
1. řádek: hodiny a Kč celkem za pracovníka z aktivního řádku za všechny dny kdy pracoval na zakázce,
2. řádek: hodiny a Kč celkem za datum z aktivního řádku za všechny pracovníky v dokladu
3. řádek: hodiny a Kč celkem za celý doklad.

Náklady na zakázky vložené pomocí dokladů zakázek + materiál vydaný ze skladů na zakázku (výdejkou ze skladu na zakázku v agendě Obchod a sklady) se promítají do účetních sestav: Účetní sestavy - záložka Rozbory - tlačítko Vyhodnocení zakázek - v dialogu před spuštěním výpisu je třeba zakliknout i rozúčtování výkonů. Vytvoří se výpis, kde jsou jak vnitropodnikové náklady z mezd, tak náklady na materiál.

Blok Deník otevře prohlížeč řádků mzdových dokladů. V liště nástrojů lze nastavit období (konkrétní měsíc nebo "Všechny") a vybrat číslo pracovníka. Při vhodně definovaných prohlížečích lze vypsat například rekapitulace hrubé mzdy, odvodů na sociální a zdravotní pojištění a daní za pracovníky i za podnik.

Prohlížeč má záložky:
- Běžné doklady: prohlížeč mzdových řádků (viditelných v dokladu na záložce Pořízení) a řádků srážek na sociální a zdravotní pojištění a daně.
- Docházka: prohlížeč řádků docházky.
- Hromadné doklady: prohlížeč řádků pořízených hromadnými doklady.
- Loňské doklady: prohlížeč řádků dokladů z minulého roku - z určitého měsíce nebo ze všech měsíců.
- Zakázkové doklady: prohlížeče řádků dokladů zakázek standardně setříděné podle čísel zakázek a denního data práce.