2.0.1. Společné vlastnosti a postupy
 Previous Top Next


2.0.1.1. Obsah a forma účetních dokladů

Aplikace umožňuje 2 varianty zpracování dokladů, které lze vhodně kombinovat:

1. Pořízení předem připravených "papírových" dokladů

Uživatel předem připraví doklady "na papíře" podle podnikových směrnic, předpisů a zvyklostí, ty pak "vkládáním dokladu" v programu převede do elektronické formy.
Při tomto postupu se obvykle neprovádí tisk pořízeného dokladu, obsluha pouze vizuálně zkontroluje shodu mezi originálním dokladem a rekapitulací pořízeného dokladu na obrazovce.
Příklady: Zápis došlé faktury opatřené předkontací, zápis bankovního výpisu, pokladního dokladu, výdejky vypsané skladníkem,...

2. Vytváření dokladů přímo v elektronické formě

Tato varianta se používá ve dvou formách:
a) doklady pořizované (ručně) bez předchozí přípravy dokladu na papíře
např. v účetnictví některé všeobecné doklady, v zásobách při zápisu příjmů, výdejů, prodejů skladníkem přímo v programu.
Tyto doklady je nutné po zápisu v elektronické formě vytisknout a založit, tím se vyrovnají dokladům, pořízeným v 1. variantě.

b) doklady vznikající pouze v elektronické formě činností programu
např. zaúčtování pohybů v subsystémech ("rychlé" nebo s vytvořením spojovacího souboru a jeho následné načtení v Účetnictví), výpočet režií, výpočet nedokončené výroby, zaúčtování fakturace.
Pro kontrolu a ukládání v písemné formě slouží sestavy ve formě testů spojovacích souborů, výpisů vypočtených režií, výpisů nedokončené výroby a pod.

V obou variantách je výsledkem zápis dokladu v elektronické formě. Zapsané doklady mají obecně několik částí:
- Hlavička: část obsahující informace společné pro celý doklad, všechny pro navazující řádky.
- Řádky vkládané uživatelem
- Generované řádky: vytvářené programem na základě informací z hlavičky a ručně vkládaných řádků.

Konkrétní typy dokladů popíšeme u jednotlivých agend.

2.0.1.2. Struktura, obsah a forma účetních knih

Účetní deník, hlavní kniha i kniha analytické evidence mají elektronickou formu datových souborů, které se vytvářejí a aktualizují současně se zápisy dokladů, načítáním dokladů ze subsystémů, případně při zpracování dokladů. Pravidelně se tisknou a ve formě sestav zakládají.
Podobně i saldokonto, zápisy pohybů v "podřízených" agendách (deníky dokladů dopravy, mezd, majetku, zvířat, výroby, obchodu a skladů) mají také elektronickou podobu, aktualizují se při zápisech řádků dokladů příslušné agendy.

2.0.1.3. Průběh zpracování dat a návaznosti fází zpracování dat v účetnictví

Vzájemný vztah jednotlivých agend aplikace:
1. V agendách Doprava, Mzdy, Majetek, Zvířata, Výroba, Obchod a sklady ("podřízené agendy, subsystémy") po relativně samostatném zpracování proběhne zaúčtování.
Může mít dvě formy:
- Zaúčtování spojovacím souborem: vytvoří se textový spojovací soubor ze kterého při načítání v agendě účetnictví vzniknou účetní doklady.
- Rychlé zaúčtování: přímý zápis do tabulek účetnictví.

2. Agenda Üčetnictví pracuje s vlastními účetními doklady a kromě toho přebírá data vznikající zaúčtováním agend vyjmenovaných v bodě 1.

3. Informační systém je agenda, která nabízí stručné přehledy nejdůležitějších dat ze všech ostatních agend určené zejména pro řídící pracovníky.
Z tohoto vztahu vyplývá i obecný postup zpracování:

1. Zpracování v podřízených agendách

Průběžně:
- vkládání "ručních" dokladů
- fakturace
Jednou nebo víckrát v měsíci:
- kontrola pomocí sestav
- tisky seznamů faktur
- zaúčtování vystavených faktur: "rychlé" nebo prostřednictvím souboru dokladů
Na konci účetního měsíce:
- zaúčtování-"rychlé" nebo vytvoření spojovacích souborů
- změna účetního měsíce

2. V účetnictví

Průběžně:
- pořízení "ručních" účetních dokladů patřících do účetního měsíce
Jednou nebo vícekrát za měsíc:
- zaúčtování fakturace - rychlé nebo prostřednictvím souborů dokladů ze všech fakturačních míst
- zaúčtování podřízených agend - rychlé nebo prostřednictvím spojovacích souborů, obvykle po uzávěrkách v agendách
Na konci měsíce - zpracování uzávěrky měsíce:
- zpracování režií
- zpracování nedokončené výroby
- výpis saldokonta a dalších sestav
- změna účetního měsíce

3. V informačním systému

Kdykoliv podle potřeby:- Načtení dat z oblasti požadovaných informací
- Zobrazení nebo tisk informací.

2.0.1.4. Kontrolní postupy

Přehled kontrolních postupů při přezkušování vstupních dat, správnosti průběhu zpracování dat a jeho výsledků, úplnosti zpracování dat, návaznosti jednotlivých fází zpracování dat, úplnosti a věcné správnosti datových souborů, souvisejících s vedením účetnictví:

1. Přezkušování vstupních dat

Doklady ručně vkládané
- Vizuální kontrola shody originálu dokladu s rekapitulací pořízeného dokladu.
- U pokladny, banky: shoda zůstatku účtu pokladny nebo banky se stavem v pokladním deníku, na bankovním výpisu.
Doklady generované
- Spojovací soubory: shoda obratů stran účtů s obraty na výpisu testu spojovacího souboru, existence účtů ve výpisu testu.
- Ostatní generované doklady: kontrola výpisu.

2. Kontrola správnosti průběhu zpracování dat a jeho výsledků

- Při automatickém zpracování (načítání souborů, rozpouštění, zpracování režií, NV ...) nesmí dojít k havárii programu nebo k hlášení chyby (nečitelnost diskety, chyba CRC, přeplnění disku...).

Pokud vše proběhlo bez hlášení chyb, kontrolujeme:
- vyrovnanost obratů v hlavní knize,
- shodu se zůstatky saldokontních účtů,
- shodu hospodářského výsledku na všech sestavách kde je vypočten (rozvaha, výsledovka, hlavní kniha, vnitropodnikové výsledovky a vnitropodnikové sestavy)
- shodu stavů účtů DM, zásob, zvířat, mezd se stavy na sestavách z těchto agend.

3. Úplnost zpracovaných dat

Kromě kontrol v poslední části bodu 2:
- kontrola úplnosti číselných řad dokladů na sestavách,
- kontrola evidovaných ale dosud nezaúčtovaných dokladů

4. Kontrola návaznosti jednotlivých fází zpracování dat

Většinu kontrol obstará program; nelze získat důležité sestavy, dokudneproběhnou potřebná zpracování.
Fáze výpočtu režií a nedokončené výroby musí uživatel spustit sám, při opomenutí v některém měsíci lze v dalších měsících nahradit výpočtem za více měsíců.

5. Kontrola úplnosti a věcné správnosti datových souborů

- u vstupních dat: test souboru při výstupu ze subsystému se musíshodovat s testem před načtením do účetnictví, oba testy musí mítvyrovnané obraty účetních stran.
- datové soubory dokladů, stavů (účtů, skladových položek,...): Operační systém je vzhledem k použitému typu databáze schopen rozpoznat a ohlásit poškození souboru.
Kontrolu dat lze také spustit pro jednotlivé tabulky, agendy i pro celou aplikaci. Při nalezení chyby aplikace nabízí provedení rekonstrukce dat - kapitola 1.0.6.2.2.

2.0.1.5. Opatření k ochraně datových souborů

před jejich zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou, záměnou či před narušením jejich úplnosti, popřípadě opatření k utajení číselných znaků či jiných symbolů a zkratek užívaných při vedení účetnictví.

1. Ochrana před zneužitím, opatření k utajení

Spuštění programu je obecně vázáno na jméno uživatele. Jednotliví uživatelé jsou evidováni, mají nastavená svá hesla a přístupová práva k agendám, a číselným řadám dokladů i práva na provádění některých operací a změny nastavení. Přístupová práva jsou bohatě rozčleněna a rozlišena na právo nahlížení na veškerá data nabo pouze sestavy, zápis, aktualizaci dříve zapsaných nebo výmaz dokladů, zápis, aktualizaci nabo výmaz záznamů v číselnících, změny v nastaveních datových struktur (tabulek, prohlížečů, číselných řad, tiskových sestav).

2. Ochrana před záměnou dat

Tam, kde aplikace běží na jedné síti, pracují všichni uživatelé s jedním zdrojem dat. Aplikace sama rozlišuje data jednotlivých účetních měsíců v rámci roku, případně různých účetních let. Pokud se přebírají data z počítačů mimo tuto síť, uživatel musí zvolit vhodný systém rozlišování spojovacích souborů z nich.

3. Ochrana před poškozením, zničením, ztrátou nebo narušením

Ochranu zajistí pouze důsledné zálohování dat na vhodná média. Síťový SW má obvykle vlastní systémové prostředky pro zálohování všech dat na síti.
V každé agendě v modulu Správa najdeme bloky práce s tabulkami, popisuje je kapitola 1.0.6.2. a její podkapitoly:
- zálohování dat celé aplikace,
- obnova dat celé aplikace ze zálohy,
- zálohování dat agendy,
- obnova dat agendy ze zálohy,
- kontrola tabulek,
- kontrola dokumentů,
- optimalizace tabulek,

2.0.1.6. Způsob oprav vstupních a výstupních dat a chyb, vzniklých v průběhu zpracování

Data je třeba opravovat v souladu s podnikovými předpisy. Možné postupy:

1. Oprava změnou pořízeného dokladu

Možné jen u chyb v aktuálním měsíci. Pokud to podnikové směrnice umožňují (alespoň některému uživateli s vyššími právy), lze opravu provést novým vstupem do dokladu, jeho opravou a novým zapsáním. V případě chyby v podřízených agendách následuje po opravě nové zaúčtování.
Aplikace však umožňuje i "zamknutí" dokladů - bezprostředně po zápisu nebo po uplynutí určené doby. Pak lze opravy provádět pouze pomocí opravných dokladů - stejně jako při opravách v pozdějších účetních měsících.

2. Storno původního dokladu a zápis nového

Určeno zejména pro opravy v pozdějších účetních měsících. Vytvoříme doklad "Storno" - stejný jako původní, ale s opačnými znaménky, kterým se původní zápis zruší. Pak zapíšeme opravovaný doklad správně.

3. Oprava chyb vzniklých v průběhu zpracování

- chyby při zaúčtování: doplnit účtovou osnovu agendy, opravit doklad (DP v zásobách, účet odběratele nebo tržby ve fakturaci...) a zopakovat zaúčtování.
- náhodné chyby v průběhu zpracování (výpadek proudu, kolísání napětí v síti) - zopakovat příslušnou fázi zpracování.

4. Oprava výstupních dat

Chyby ve výstupech se zpravidla odstraní opravou vstupních dat, případně (pokud jsou důsledkem chyb v průběhu zpracování) opakovaným zpracováním.

2.0.1.7. Postupy při havárii prostředků výpočetní techniky

Nejdůležitější je zabezpečovat se před haváriemi systematickým zálohováním důležitých souborů na vhodná média a jejich ukládáním na bezpečná místa. Bezpečnost se významně zvyšuje střídavým zálohováním na více sadách médií a jejich ukládáním odděleně.

V případě krádeže, požáru, jiné živelné pohromy nabo havárie výpočetní techniky programy podle potřeby nově instaluje zástupce firmy HORRY nebo uživatel, pokud k tomu má dostatek odbornosti. Data lze obnovit ze záloh.

2.0.1.8. Způsob úschovy datových souborů, obsahujících údaje účetnictví

1. Data aktuálního měsíce

Zálohovat podle doporučení: doklady po každém pořizování, agendu podle rozsahu denně nebo v delších obdobích, která by však neměla překročit 1 měsíc.

2. Data uzavřených měsíců

Zálohovat celou agendu případně všechna data aplikace.

3. Uzavřené roky

Zálohovat celou aplikaci včetně všech číselníků, konfigurace, případně i verze programu, kterou byl rok uzavřen. Zálohy uchovat nejlépe na dvou sadách médií.